۳ نوع لیست در اکسل برای سهولت ورود داده‌ها

آیا شما به یک لیست در اکسل نیاز دارید؟ استفاده از لیست در اکسل، ورود و ردیابی اطلاعات شما را ساده تر می­ کند. در این مقاله سه نوع مختلف از لیست هایی را که می توانید به صفحات اکسل اضافه کنید معرفی می­ کنیم: custom lists , dropdown lists, و checklists

Custom Lists(لیست سفارشی)

اگر اغلب از مجموعه داده های یکسان در کاربرگ های خود استفاده می ­کنید، می­ توانید لیست های سفارشی را برای آنها ایجاد کنید. لیست های سفارشی می­توانند شامل مجموعه ای از اطلاعات مانند نام گروه، مشتریان و محدوده سنی باشد.

زمانی که یک لیست سفارشی را به یک کتابچه خاص اضافه می کنید، آن لیست در تمام کاربرگ های جدید و موجود قابل دسترسی خواهد بود. شما می ­توانید لیست خود را به طور مستقیم در کادر محاوره ای سفارشی وارد کنید، لیست خود را از سلول ها در یک کاربرگ وارد کنید (import کنید)، یا یک لیست از سلول ها در محدوده نامگذاری شده وارد کنید.

این مقاله چگونگی ایجاد “لیست­های سفارشی“ را با استفاده از هر یک از این روش ها بررسی می ­کند.

شما می­ توانید از لیست های سفارشی برای پر کردن طیف وسیعی از سلول ها با لیست شخصی خود و یا برای ایجاد لیست کشویی (dropdown ) استفاده کنید. در این فایل اکسل، ما چهار لیست سفارشی برای استفاده در لیست­ های کشویی وابسته ایجاد کرده ایم. اولین لیست اکسل، به نام Food، تعیین می­ کند که کدامیک از دیگر لیست های سفارشی در لیست سفارشی دوم قرار می گیرد.

هنگامی که یک گزینه را از اولین لیست کشویی در Sheet1 انتخاب می­ کنید، لیست کشویی دوم با لیست سفارشی مربوط به آن نام ذخیره می­ شود.

Dropdown Lists (لیست کشویی)

زمانی که در حال تغییر تنظیمات در یک برنامه نرم افزاری یا پر کردن یک فرم در یک وب سایت هستید از لیست های کشویی استفاده می ­کنید. شما همچنین می­ توانید لیست های کشویی را به کاراکترهای اکسل اضافه کنید تا داده های ورودی سریع تر و آسان تر شوند.

لیست ­های کشویی نیز با محدود کردن ورودی ­های موجود در فیلد ورودی، باعث کاهش اشتباهات ورودی داده ­ها می­ شوند. یک کاربر، داده ورودی را به جای تایپ کردن به سادگی انتخاب می­ کند تا از خطا و اشتباه در انتخاب داده ها جلوگیری ­شود.

شما همچنین می ­توانید فهرست های کشویی مختلف داشته باشید که به یکدیگر وابسته هستند. هنگامی که یک مورد را در یک لیست کشویی انتخاب می­ کنید، اقلام موجود در سایر لیست کشویی نیز تغییر می­ کنند.

در اینجا چگونگی ایجاد لیست کشویی جداگانه و وابسته را بررسی خواهیم کرد.

برای مثال دو لیست کشویی در Sheet1 ایجاد کرده ­ایم. لیست کشویی سمت راست به گزینه های آن بستگی دارد.

To-Do List Template on Vertex42’s site شامل چندین لیست کشویی است و از قالب بندی شرطی برای فعالیت هایی مانند تغییر رنگ متن هنگام تکمیل کار یا تغییر اولویت استفاده می­ کند. زمانی که بیش از یک گزینه وجود دارد می­ توان از یک اسکرول حرکتی در لیست کشویی استفاده کرد.

Checklists (چک لیست)

آیا از لیست کارها برای سازماندهی کار استفاده می­ کنید؟ اگر اغلب از اکسل استفاده می­ کنید، برای فهرست کارهای خود به برنامه دیگری نیاز ندارید. شما می­ توانید چک لیست را در اکسل ایجاد و موارد را چک کنید. با استفاده از چک لیست در کتاب کار نیازی به برنامه دیگر نخواهید داشت.

شما حتی می ­توانید پیگیری کنید که چند مورد را بررسی کرده اید و آیا چک لیست کامل است یا نه! در اینجا چگونگی ایجاد چک لیست و بررسی اقلام موجود در اکسل را با استفاده از چک لیست بررسی خواهیم کرد.

در اینجا فایل مورد استفاده برای چک لیست ما همانند شکل زیر است. شما می ­توانید آنچه را که انجام داده اید مطالعه و در صورت نیاز آن را تغییر دهید.

Vertex42 دارای یک چک لیست برای   vacation packing listاست که در آن از لیست کشویی برای چک کردن موارد استفاده می ­شود. هر گزینه دارای یک گزینه خالی و گزینه علامت چک است.

روش دیگر برای ایجاد چک لیست با استفاده از لیست های کشویی این است که یک جعبه خالی و علامت چک را برای هر یک اضافه کنید. جعبه خالی به طور پیش فرض انتخاب شده است. وقتی کار کامل است، علامت چک را از لیست کشویی انتخاب کنید. این فرآیند باعث می شود همه متن برای این آیتم خاکستری شود.

Template Checklist Task Vertex42 نمونه خوبی برای این روش است.

راه دیگری برای بررسی مواردی که در یک صفحه گسترده اکسل وجود دارد این است که یک لیست کشویی با یک علامت چک را به عنوان تنها گزینه ایجاد کنید. علامت چک را برای نشان دادن مورد به عنوان تکمیل کار انتخاب کنید. برای لغو مورد انتخاب شده، سلول را با علامت چک در لیست کشویی انتخاب کنید و Delete را فشار دهید. فقط علامت چک حذف می شود لیست کشویی باقی می­ ماند و شما می­ توانید علامت چک را دوباره برای علامت گذاری به عنوان تکمیل کار انتخاب کنید.

Vertex42 این روش را در قالب مورد نظر خود نشان می دهد.

گزینه های بسیاری برای انتخاب وجود دارد

انواع مختلف از لیست های موجود در اکسل می­ تواند کار شما را ساده تر کند. از لیست های سفارشی برای مجموعه ای از داده هایی که بارها و بارها استفاده می­ کنید، لیست های کشویی در هنگام ایجاد فرم ها برای جمع آوری داده ها و از چک لیست ها برای سازماندهی کارها استفاده کنید.