در صفحه اکسل این تنظیمات را بررسی کنید

زمانی که یک سند را از ابتدای کار ایجاد می کنید و به خصوص اگر فایل اکسل شخص دیگری را بر عهده می گیرید باید تمام تنظیمات آن را انجام دهید.  اگر این کار را انجام ندهید شما را دچار دردسر می کند و با مشکل رو به رو می شوید.  در این مقاله پنج مورد از تنظیمات را معرفی می کنیم که به شما می تواند کمک کند.

۱-اطلاعات سند ایجاد شده را به روز کنید

زمانی که یک اکسل جدید ایجاد می کنید اطلاعات و تنظیمات آن را به روز کرده به خصوص زمانی که اکسل شخص دیگری را بر عهده گرفته اید حتما اطلاعات آن را بررسی و به روزرسانی کنید. چرا این کار را باید انجام دهید؟ زیرا ممکن است اطلاعات نیاز به تغییر داشته باشد. برچسب ها، دسته بندی ها و زمینه های نویسنده را بخواهید تغییر دهید.

برای دسترسی به صفحه اطلاعات، روی فایل کلیک کنید.

از طریق این فایل به طور مستقیم به بخش اطلاعات منتقل می شوید، مکانی که شما می توانید ابتدا تنظیمات لازم را انجام داده و فایل آماده شده را ارسال کنید.

۲- یک کپی از نسخه ایجاد کنید

زمانی که از سند شخص دیگری استفاده می کنید می توانید آن را مطابق میل خودتان تغییر دهید، این تغییرات کوچک بر نحوه کار تاثیرات گسترده ای می گذارد.

برای اینکه بتوانید سند جدید را با قبلی مقایسه کنید و مطمئن شوید که تنظیمات صحیح می باشد باید از نسخه مورد نظر یک کپی داشته باشید و تغییرات انجام شده را با نسخه قبلی مقایسه نمایید. قبل از هر کاری یک کپی ایجاد کنید. به این ترتیب، شما همیشه یک نسخه دست نخورده از صفحه اکسل خواهید داشت تا در صورت لزوم به آن رجوع کنید.

اگر از نسخه کپی نداشتید و در بدترین شرایط بودید برای بازگرداندن نسخه قبلی سند می توانید از ویژگی Excel 2016 استفاده کنید. بر روی نماد دایره ای فلش مانند در سمت راست قسمت بالا کلیک کرده، به نسخه های قبلی نگاه کنید و نسخه باز را انتخاب کنید.

۳- صفحات پنهان را بررسی کنید

برای اینکه بدانید سند چگونه کار می کند و به صفحات اکسل نظم دهید صفحات مخفی را بررسی کنید. بررسی کنید آیا در هر صفحه اکسل صفحات مخفی وجود دارد و برای دسترسی به آن صفحات به صفحه اصلی بروید و زبانه  Cellsقسمت Format را کلیک کنید.

از منوی به نام Unhide Sheet استفاده کنید. این منو یک لیست از صفحات مخفی را به شما نشان می دهد.

صفحه ای را که به آن نیاز دارید بر روی آن کلیک کنید.

پس از آن شما قادر خواهید بود به طور معمول به صفحات دسترسی داشته باشید.

۴-فهرستی از اسناد را که از رمز عبور محافظت شده را بررسی کنید

اگر مالکیت صفحه اکسل شخص دیگری را در اختیار دارید، آن صفحه را باز کنید و بررسی کنید آیا آن صفحه با رمز عبور محافظت شده یا نه!

این نوع رمز عبور را حذف نکنید. افردی که سند را ایجاد کرده و رمز عبور تعیین کرده از او بخواهید شما را مطلع کند.

۵-چه افرادی می توانند اسناد را ویرایش کنند

نسخه های مدرن مجموعه Office برای به اشتراک گذاشتن فایل های خود به صورت آنلاین به کاربران اجازه ویرایش می دهند. شما می توانید از این طریق همکاری کنید. اما این نکته اهمیت دارد که چه کسی می توانید ویرایش را انجام دهد..

به عنوان مثال آیا نویسنده مجوز مشاهده و ویرایش صفحه اکسل را دارد؟ آنها می توانند در فایل ها هر تغییری را که بخواهند انجام دهند، می توانند فایل ها را ویرایش کنند، حذف کنند. بهتر است فایل ها را با رمز عبور ایمن کنید تا تمام نویسنده به آنها دسترسی نداشته باشند و فقط کسی که اجازه ویرایش را دارد به آن دسترسی داشته باشد.

برای دیدن اینکه چه کسی می تواند سند را ویرایش کند، روی دکمه اشتراک گذاری در گوشه سمت راست بالای رابط کاربری کلیک کنید.

در اینجا لیستی از حساب های کاربری که به سند دسترسی دارند و حق مشاهده و ویرایش فایل را دارند برای شما به نمایش در می آید. برای پیشگیری از مشکلات زمانی که مالکیت یک سند را به عهده می گیرید باید این اطلاعات را داشته باشید.

اگر یک صفحه گسترده از یک شخص به دیگری تحویل داده شود احتمال این است که آن بسیار مهم است – و احتمال این است که آن را برای چندین نفر مهم است.

اگر شما مالکیت فایل را به عهده گرفته اید باید آن را ویرایش کنید. برای انجام دادن این کار شما باید اطلاعاتی مانند دسترسی به صفحات مخفی، رمزهای عبور و کارهای ویرایش را از قبل بدانید.