با نحوه سازماندهی گوگل درایو آشنا شوید

گوگل درایو، یک ابزار بهره‌‎وری مفید

گوگل درایو می‌­تواند به عنوان یک ابزار بهره ‌وری مفید استفاده شود. با این وجود، ممکن است در حین کار کردن با مشکل مواجه شوید. خوشبختانه، گوگل این مشکل را پیش‌بینی کرد و یک راه حل برای آن در نظر گرفت. با ما همراه باشید تا نحوه سازماندهی گوگل درایو را به شما نشان دهیم:

نصب گوگل درایو با تنظیمات اولیه و اضافه کردن فایل‌­ها

در گوگل درایو می­‌توانید به سادگی فایل‌­ها را سازماندهی کنید، فایل­‌های شما می‌توانند از سه منبع مختلف My Drive, Shared with me و Google Photos که در نوار کناری drive.google.com قابل مشاهده‌اند، اشتراک گذاشته شود و به همین علت است که سازماندهی فایل‌­ها مشکل به نظر می‌­رسد.

تنظیمات نصب گوگل درایو

برای دسترسی به فایل‌­ها، باید این سه منبع را جستجو کنید و این دسته‌بندی ممکن است جستجوی شما را کمی سخت کند.  برای راحت شدن کار، می‌­توانید هر فایل یا پوشه را به درایو خود اضافه کنید. اگر روی فایل موردنظر خود کلیک کرده و بکشید، آن فایل از مکان فعلی حذف ­شده و به درایو شما انتقال پیدا می­‌کند.

برای جلوگیری از سردرگمی و گم کردن فایل، می‌­توانید روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و در صفحه باز شده از  گزینه  Add to My Drive  استفاده کنید. با این ترفند یک میانبر در سطح درایو شما اضافه می‌­شود. در این صورت دسترسی به فایل­‌ها با سرعت بیشتری انجام می‌­شود و مکان اصلی فایل­‌ها نیز ثابت می­‌ماند.

مرتب کردن بر اساس عوامل مختلف

این روش بسیار ساده است، اما توضیح این روش و دسترسی به مرتب سازی فایل­‌ها سخت به نظر می‌­رسد، دکمه تنظیمات مرتب‌سازی در سمت راست نوار ابزار وجود دارد،  روی حروف A و Z  که به صورت فلش بالا و پایین می‌­باشد کلیک کنید تا به شما امکان مرتب‌سازی براساس نام، آخرین تاریخ ویرایش شده توسط فرد و آخرین تاریخ فایل باز شده را بدهد.

مرتب کردن فایل‌ها در گوگل درایو

این روش فوق‌العاده می­‌تواند بسیار مفید باشد!

دسترسی سریع تر به فایل‌­ها

نکته قابل توجه دیگر، آیا می‌­دانید که با استفاده از کلید SHIFT + می‌­توانید بر روی چند فایل کلیک کرده و یا برای انتقال از آن کمک گرفت؟

دسترسی سریعتر به فایل‌ها در گوگل درایو

برخی از سرویس‌­های آنلاین از این قابلیت پشتیبانی نمی­‌کنند، اما گوگل درایو این کار را انجام می­‌دهد و به شما امکان انتخاب فایل­‌ها و دسته‌بندی کردن آنها را می­‌دهد. این روش از تغییر دادن فایل­‌ها به صورت جداگانه بسیار سریعتر است.

از جستجوی پیشرفته استفاده کنید

برای یافتن یک فایل گمشده، بهترین روش استفاده از نوار جستجو در بالای صفحه گوگل درایو است که با چند ابزار پیشرفته نتیجه بهتری حاصل می‌­شود.

جستجوی پیشرفته در گوگل درایو

وقتی روی نوار جستجو کلیک می‌­کنید، امکان کلیک کردن بر روی هر نوع فایل را خواهید داشت تا جستجوی شما به پیدا کردن فایل موردنظر محدود ­شود. زمانی که روی فایل کلیک می­‌کنید، عبارت type: [filetype] در نوار جستجو نمایان می­‌شود و یک لیست از تمام فایل‌­های موجود در درایو به نمایش در می‌­آید. می­‌توانید از طریق این لیست، جستجو را شروع کنید.

جستجوی نوع فایل در گوگل درایو

همچنین می‌­توانید برای جستجوی سریع‌تر اسناد، فایل صفحه گسترده، PDF یا سایر فایل‌ها، عبارت  “[your search term] type:[filetype]” را وارد کنید.

علاوه بر جستجو بر اساس نوع فایل، می­‌توانید­ در پایین فهرست روی More search tools کلیک کنید تا به گزینه‌های جستجوی پیشرفته‌تر و بیشتری دسترسی داشته باشید و امکان جستجو بر اساس تاریخ ویرایش، کلمات به کار رفته در فایل، مالک فایل و اینکه برای چه کسی به اشتراک گذاشته شده وجود دارد.

جستجوی بیشتر در گوگل درایو

گزینه‌های معرفی شده به افرادی که فایل­‌های زیادی را در گوگل درایو دارند، کمک می­‌کند به خصوص اگر فایل­‌های متفاوتی را نگه دارید!

برای دسته‌بندی  فایل‌­ها از رنگ‌ها و ستاره‌ها استفاده کنید

شما می‌­توانید یک ساختار پیچیده از پوشه­‌ها را ایجاد کنید، اما گاهی اوقات بهتر است که یک سیستم بصری برای این کار داشته باشید. برای انتخاب رنگ مورد نظر، بر روی پوشه دلخواه کلیک راست کرده و گزینه  Change color را انتخاب کنید.

تغییر رنگ در گوگل درایو

به جای رنگ خاکستری استاندارد، اکنون یک پوشه روشن رنگی دارید که شناسایی آن در میان توده پوشه‌های دیگر موجود در گوگل درایو کار راحتی است.

پوشه رنگی در گوگل درایو

می‌­توانید گزینه‌­های مورد نظر خود را ستاره‌دار کنید، بر روی پوشه خود کلیک راست کرده و Add star را انتخاب کنید. اکنون تمام فایل­‌ها و پوشه‌های ستاره‌دار با انتخاب Starred  نمایان خواهد شد.

ستاره‌دار کردن فایل‌ها در گوگل درایو

این ترفند همانند استفاده ستاره­‌ها در جیمیل می‌­باشد که حتما با آن آشنایی دارید.

پیش‌نمایش اسناد برای سرعت بخشیدن به مرور آن­ها  

اگر از نام سند خود اطمینان ندارید یا اینکه می­‌خواهید یک مرور کلی بر روی فایل داشته باشید از دکمه پیش‌نمایش استفاده کنید. این دکمه همانند چشم در منوی بالای صفحه است.

چشم در منوی بالای گوگل درایو

بر روی یک فایل کلیک کنید، دکمه پیش‌نمایش را فشار دهید و یک نگاه سریع به فایل­‌های انتخابی داشته باشید، از این طریق می­‌توانید به سرعت فایل مورد نظر خود را پیدا کنید.

پیش‌نمایش اسناد در گوگل درایو

اگر می‌­خواهید تنها یک نگاه کلی و سریع روی فایل­‌ها داشته باشید، می‌­توانید از نمای شبکه‌ای برای مشاهده ریز عکس‌ها برای هر سند استفاده کنید (این دکمه با نام Grid view در منوی مرتب‌سازی وجود دارد).

مشاهده ریزعکس‌ها در گوگل درایو

این روش احتمالا به اندازه لیست ساده کاربردی نیست، اما استفاده از آن می­‌تواند در وقت شما صرفه‌جویی کند.

نسخه‌ها و سوابق ویرایش را در گوگل درایو بررسی کنید

از طریق کلیک راست می­‌توانید آخرین تغییرات انجام شده را تشخیص دهید، حتی اگر فایل مورد نظر شما از فایل­‌های Google Doc نباشد. (در تصویر زیر، از یک فایل PDF استفاده شده است. آیا می‌­دانستید گوگل درایو به راحتی می­‌تواند با فایل­‌های PDF  کار کند؟)

بررسی سوابق ویرایش در گوگل درایو

برای مشاهده این اطلاعات، کافیست بر روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و Manage Versions را انتخاب کنید.

برای دیدن تاریخ ویرایش Google Doc، روی آن کلیک راست کرده و گزینه View Details را انتخاب کنید. این قسمت از جزئیات در سمت راست صفحه نمایش قابل مشاهده است:

جزئیات اسناد در گوگل درایو

اکنون می‌­توانید فایل­‌های دیگر را برای مشاهده ویرایش­‌های انجام گرفته ببینید یا بر روی Details کلیک کنید تا مواردی مانند تاریخ، اندازه، مکان، مالک و کاربرانی که به فایل دسترسی دارند را مشاهده کنید.

فایل­‌هایی را به پوشه‌های چندگانه اضافه کنید

گوگل درایو با داشتن یک ویژگی برچسب‌گذاری به شما امکان پیدا کردن فایل­‌های مربوطه را می­‌دهد، حتی فایل­‌هایی که با هم ذخیره نشده و یا هم نوع نبوده‌اند! با این حال، با استفاده از برنامه گوگل درایو می­‌توانید یک فایل را به چند پوشه اضافه کنید.

برچسب‌گذاری فایل‌ها در گوگل درایو

برای اتصال به این برنامه، بر روی هر فایل کلیک کنید، بر روی Open with ضربه بزنید و + Connect more apps را انتخاب کنید. برای یافتن پوشه­‌ها از نوار جستجو استفاده کنید و فایل انتخابی را به گوگل درایور خود اضافه کنید. اکنون بر روی یک فایل یا پوشه راست کلیک کرده و روی Open with> Multifolder ضربه بزنید تا همزمان آن را به چند پوشه اضافه کنید.

از برنامه‌ها برای کمک به سازماندهی استفاده کنید

علاوه بر افزونه‌­های Multifolder که در قسمت قبل مطرح شد، تعدادی دیگر از افزونه‌­های بزرگ گوگل درایو و برنامه­‌ها می‌­توانند در سازماندهی شما را یاری کنند. انتخاب افزونه بستگی به کار شما دارد. به عنوان مثال، FileThis یک برنامه فوق‌العاده مفید و کاربردی است که به طور خودکار اسناد مالی و صورت حساب‌­ها را به یک پوشه در گوگل درایو ذخیره می­‌کند.

برنامه filethis برای سازماندهی فایلها در گوگل درایو

حساب رایگان FileThis.com به شما امکان ایجاد ۶ اکانت را می‌­دهد که یک بار در هفته باید بروزرسانی شود.

یکی دیگر از برنامه‌­های کاربردی Hidden Folder نامیده می­‌شود و به شما امکان می­‌دهد تا از مشاهده فایل‌های خاص در سایر برنامه‌­ها جلوگیری کنید. گوگل درایو از امنیت بالایی برخوردار است، اما با استفاده از این برنامه می­‌توانید یک لایه امنیتی دیگر را اضافه کنید.

برنامه hidden folder در گوگل درایو

تمام برنامه‌های گوگل درایو کاربردی هستند. شما می­‌توانید با افزودنی­‌های این برنامه آشنا شوید و از آن بهره ببرید!

جمع‌بندی

با استفاده از این مقاله می‌­توانید تسلط بیشتری بر گوگل درایو خود داشته باشید و کارهای خود را راحت‌تر انجام دهید.

منبع makeuseof.com