با نحوه سازماندهی گوگل درایو آشنا شوید

گوگل درایو، یک ابزار بهره‌‎وری مفید

گوگل درایو می‌­تواند به عنوان یک ابزار بهره ‌وری مفید استفاده شود. با این وجود، ممکن است در حین کار کردن با مشکل مواجه شوید. خوشبختانه، گوگل این مشکل را پیش‌بینی کرد و یک راه حل برای آن در نظر گرفت. با ما همراه باشید تا نحوه سازماندهی گوگل درایو را به شما نشان دهیم:

نصب گوگل درایو با تنظیمات اولیه و اضافه کردن فایل‌­ها

در گوگل درایو می­‌توانید به سادگی فایل‌­ها را سازماندهی کنید، فایل­‌های شما می‌توانند از سه منبع مختلف My Drive, Shared with me و Google Photos که در نوار کناری drive.google.com قابل مشاهده‌اند، اشتراک گذاشته شود و به همین علت است که سازماندهی فایل‌­ها مشکل به نظر می‌­رسد.

تنظیمات نصب گوگل درایو

برای دسترسی به فایل‌­ها، باید این سه منبع را جستجو کنید و این دسته‌بندی ممکن است جستجوی شما را کمی سخت کند.  برای راحت شدن کار، می‌­توانید هر فایل یا پوشه را به درایو خود اضافه کنید. اگر روی فایل موردنظر خود کلیک کرده و بکشید، آن فایل از مکان فعلی حذف ­شده و به درایو شما انتقال پیدا می­‌کند.

برای جلوگیری از سردرگمی و گم کردن فایل، می‌­توانید روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و در صفحه باز شده از  گزینه  Add to My Drive  استفاده کنید. با این ترفند یک میانبر در سطح درایو شما اضافه می‌­شود. در این صورت دسترسی به فایل­‌ها با سرعت بیشتری انجام می‌­شود و مکان اصلی فایل­‌ها نیز ثابت می­‌ماند.

مرتب کردن بر اساس عوامل مختلف

این روش بسیار ساده است، اما توضیح این روش و دسترسی به مرتب سازی فایل­‌ها سخت به نظر می‌­رسد، دکمه تنظیمات مرتب‌سازی در سمت راست نوار ابزار وجود دارد،  روی حروف A و Z  که به صورت فلش بالا و پایین می‌­باشد کلیک کنید تا به شما امکان مرتب‌سازی براساس نام، آخرین تاریخ ویرایش شده توسط فرد و آخرین تاریخ فایل باز شده را بدهد.

مرتب کردن فایل‌ها در گوگل درایو

این روش فوق‌العاده می­‌تواند بسیار مفید باشد!

دسترسی سریع تر به فایل‌­ها

نکته قابل توجه دیگر، آیا می‌­دانید که با استفاده از کلید SHIFT + می‌­توانید بر روی چند فایل کلیک کرده و یا برای انتقال از آن کمک گرفت؟

دسترسی سریعتر به فایل‌ها در گوگل درایو

برخی از سرویس‌­های آنلاین از این قابلیت پشتیبانی نمی­‌کنند، اما گوگل درایو این کار را انجام می­‌دهد و به شما امکان انتخاب فایل­‌ها و دسته‌بندی کردن آنها را می­‌دهد. این روش از تغییر دادن فایل­‌ها به صورت جداگانه بسیار سریعتر است.

از جستجوی پیشرفته استفاده کنید

برای یافتن یک فایل گمشده، بهترین روش استفاده از نوار جستجو در بالای صفحه گوگل درایو است که با چند ابزار پیشرفته نتیجه بهتری حاصل می‌­شود.

جستجوی پیشرفته در گوگل درایو

وقتی روی نوار جستجو کلیک می‌­کنید، امکان کلیک کردن بر روی هر نوع فایل را خواهید داشت تا جستجوی شما به پیدا کردن فایل موردنظر محدود ­شود. زمانی که روی فایل کلیک می­‌کنید، عبارت type: [filetype] در نوار جستجو نمایان می­‌شود و یک لیست از تمام فایل‌­های موجود در درایو به نمایش در می‌­آید. می­‌توانید از طریق این لیست، جستجو را شروع کنید.

جستجوی نوع فایل در گوگل درایو

همچنین می‌­توانید برای جستجوی سریع‌تر اسناد، فایل صفحه گسترده، PDF یا سایر فایل‌ها، عبارت  “[your search term] type:[filetype]” را وارد کنید.

علاوه بر جستجو بر اساس نوع فایل، می­‌توانید­ در پایین فهرست روی More search tools کلیک کنید تا به گزینه‌های جستجوی پیشرفته‌تر و بیشتری دسترسی داشته باشید و امکان جستجو بر اساس تاریخ ویرایش، کلمات به کار رفته در فایل، مالک فایل و اینکه برای چه کسی به اشتراک گذاشته شده وجود دارد.

جستجوی بیشتر در گوگل درایو

گزینه‌های معرفی شده به افرادی که فایل­‌های زیادی را در گوگل درایو دارند، کمک می­‌کند به خصوص اگر فایل­‌های متفاوتی را نگه دارید!

برای دسته‌بندی  فایل‌­ها از رنگ‌ها و ستاره‌ها استفاده کنید

شما می‌­توانید یک ساختار پیچیده از پوشه­‌ها را ایجاد کنید، اما گاهی اوقات بهتر است که یک سیستم بصری برای این کار داشته باشید. برای انتخاب رنگ مورد نظر، بر روی پوشه دلخواه کلیک راست کرده و گزینه  Change color را انتخاب کنید.

تغییر رنگ در گوگل درایو

به جای رنگ خاکستری استاندارد، اکنون یک پوشه روشن رنگی دارید که شناسایی آن در میان توده پوشه‌های دیگر موجود در گوگل درایو کار راحتی است.

پوشه رنگی در گوگل درایو

می‌­توانید گزینه‌­های مورد نظر خود را ستاره‌دار کنید، بر روی پوشه خود کلیک راست کرده و Add star را انتخاب کنید. اکنون تمام فایل­‌ها و پوشه‌های ستاره‌دار با انتخاب Starred  نمایان خواهد شد.

ستاره‌دار کردن فایل‌ها در گوگل درایو

این ترفند همانند استفاده ستاره­‌ها در جیمیل می‌­باشد که حتما با آن آشنایی دارید.

پیش‌نمایش اسناد برای سرعت بخشیدن به مرور آن­ها  

اگر از نام سند خود اطمینان ندارید یا اینکه می­‌خواهید یک مرور کلی بر روی فایل داشته باشید از دکمه پیش‌نمایش استفاده کنید. این دکمه همانند چشم در منوی بالای صفحه است.