نحوه استفاده از قالب بندی شرطی مایکروسافت اکسل

صفحه گسترده خود را تنظیم کنید تا به طور خودکار داده‌های مهم را برجسته کند. قالب بندی شرطی مایکروسافت اکسل به شما اجازه می‌دهد تا داده‌های مهم را براساس ارزش، قالب بندی کنید. برای مثال، شما می‌توانید کل فروش در صفحه گسترده که بیش از ۵۰۰۰ دلار است با رنگ زرد مشخص کنید یا تمام تاریخ‌های قبل از سال جاری را با یک فونت سبز تیره نشان دهید؛ یا از آیکون شکل، رتبه استفاده کنید تا همه مقادیر تکراری را نشان دهد. گزینه‌های نامحدودی وجود دارد و علاوه بر تمام فرمت‌های پیش فرض، شما می‌توانید قوانین قالب بندی سفارشی خود را ایجاد کنید.

بهترین ویژگی این است که می‌توانید به سرعت یک عکس از صفحه گسترده تهیه کرده و آن را مشاهده یا در اختیار دیگران قرار دهید. از آنجا که قالب بندی بر اساس مقادیر است، شما مجبور نیستید کارهایتان را به روز کنید.

A.قالب سلول‌هایی که شرایط ارزش را نشان می‌دهد

۱.می‌توان یک صفحه گسترده فروش باز کرد یا دوازده نام با مجموع فروش در چهار ماه اول سال ۲۰۱۷؛ یعنی ژانویه، فوریه، مارس و آوریل وارد کرد.

۲.ستون Jan از کل فروش را برجسته کنید.

۳.گزینه Than Home> Formatting Conditional> Highlights Cells Rules> Greater را انتخاب کنید.

۴.اکسل پنجره Greater Than (اعدادی که از مقدار مشخص شده بیشتر باشد) را نمایش می‌دهد. در کادر Format cells that are GREATER THAN، یک شماره (برای این مثال ۵۰۰۰) را وارد کنید و روی OK کلیک کنید.

۵.توجه داشته باشید که تمام کل فروش در ستون B که بیش از ۵۰۰۰ دلار هستند، در حال حاضر با رنگ سبز روشن با یک فونت تیره سبز برجسته می‌شوند.

۶.از همان دستورالعمل فوق استفاده کنید تا سلول‌هایی که کمتر از ۵۰۰۰ هستند برجسته و قالب بندی شوند.

۷.گزینه‌های دیگری که برای مقادیر اعمال می‌شوند،گزینه Format Cells BETWEEN بین دو عدد است، Format Cells that are EQUAL TO برای وارد کردن یک عدد خاص است و در قسمت Format Cells that CONTAIN گزینه Duplicate یا Unique values برای انتخاب وجود دارد. توجه داشته باشید که سلول‌های برجسته در ستون Mar و Apr است.

B .سلول‌های فرمت که حاوی متن خاص هستند

شما همچنین می‌توانید از ویژگی Formatting Conditional استفاده کنید تا متن خاص (حروف، کلمه، عبارات، و غیره) را برجسته کنید.

۱.ستون اول (A) اسامی را برجسته کنید.

۲.گزینه Home> Formatting Conditional> Highlights Cells Rules> Text را انتخاب کنید.

۳.اکسل پنجره  Text that Contains را نمایش می‌دهد. در کادر فیلد Format Cells that Contain the Text هستید، متن مورد نظر خود را برای برجسته‌سازی (به عنوان مثال، Smith) وارد کنید و روی OK کلیک کنید.

۴.توجه داشته باشید که نام Smith با رنگ قرمز روشن و فونت تیره قرمز برجسته شده‌است.

C.سلول‌های فرمت که در محدوده یک تاریخ هستند

۱.برخی از تاریخ‌ها را در ستون F وارد کنید.

۲.بخش Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > A Date Occurring را انتخاب کنید.

۳.اکسل کادر A Date Occurring  را نشان می‌دهد. در کادر فیلد Format Cells that Contain a Date Occurring هستید، محدوده تاریخی مانند امروز، دیروز، فردا، این ماه، ماه بعد، و غیره را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

۴.توجه داشته باشید که تمام تاریخ‌های ماه آوریل با رنگ قرمز روشن و فونت تیره قرمز برجسته شده‌است.

D.قوانین Top/Bottom

بخش بعدی از ویژگی‌های قالب بندی شرطی قوانین Top/Bottom است، که قالب بندی برای Top 10 Items ، Top 10% ، Bottom 10 Items ، Bottom 10% ، Above Average و Below Average items را فراهم می‌کند. در هر طیف مشخص شده، اکسل بالاترین یا کمترین تعداد و درصد را تشکیل می‌دهد.

۱.ستون B را برجسته کنید

۲.به مسیرHome > Conditional Formatting > Top/Bottom Rules > Top 10 Items  بروید.

۳.اکسل پنجره Top 10 Items را نمایش می‌دهد. سیستم پیش فرض روی عدد ۱۰ است، می‌توان آن را تغییر داد. گزینه  Light Red Fill with را انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید.

۴.سپس، ستون C را برجسته کنید و دستورالعمل‌های بالا را برای قالب Bottom 10 Items دنبال کنید.

۵.ستون Dرا برجسته کنید.

۶.به مسیر Home > Conditional Formatting > Top/Bottom Rules > Top 10% بروید.

۷.اکسل Top 10% را نشان می‌دهد. سیستم پیش فرض روی عدد ۱۰ است، می‌توان آن را تغییر داد. گزینه Yellow Fill with Dark و فونت زرد تیره را انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید.

۸.سپس، ستون E را برجسته کنید و دستورالعمل‌های بالا را برای فرمت Bottom 10% دنبال کنید.

توجه: شما می‌توانید تعداد بین ۱ تا ۹۹۹۹ را برای موارد Top و Bottom و هر عدد بین ۱ تا ۹۹۹ را برای درصد Top و Bottom وارد کنید.

فرمت سلول‌ها یک محدوده برای Top 10 یا Bottom 10 را نشان می‌دهد.

۹.گزینه‌های Above  و  Below Average به صورت زیر محاسبه می‌شوند: اکسل میانگین مقادیر ستون برجسته را تعیین کرده و شماره ” average ” را تعیین می‌کند. در ستون B، میانگین ۳۲۳۱ دلار است. در ستون C میانگین ۵۵۲۳.۵۰ می‌باشد. شما می‌توانید با استفاده از command = AVERAGE (B2: B13)و  ی  AVERAGE (C2: C13)  محاسبات را بررسی کنید.

۱۰.ستون B را برای فرمت Above Average و ستون C برای Below Average در زیر برجسته کنید.

۱۱.دستورالعمل بالا را برای انتخاب یک قالب از پیش تعیین شده در هر ستون دنبال کنید.

Data Bars. E و Color Scales

Data Bars و Color Scales ابزارهای قالب بندی هستند که صفحات گسترده را با حالت گرافیکی روی تصاویر اعمال می‌کند. به عنوان مثال، Data Bars مقادیر را مقایسه می‌کنند، بدیهی است که طولانی‌ترین میله‌ها بالاترین مقدار را نشان می‌دهند و کوتاهترین میله‌ها مقادیر کوچکتر را نشان می‌دهد. برعکس، Color Scales بین محدوده‌های بالاترین، پایین‌ترین و متوسط را نشان می‌دهند.

۱.ستون B را برجسته کنید و از قسمت Conditional Formatting > Data Bars گزینه Gradient Fill  را انتخاب کنید.

۲.ستون C را برجسته کنید و از مسیر Conditional Formatting > Data Bars  گزینه Solid Fill را  انتخاب کنید.

۳.توجه داشته باشید که Data Bars مانند یک جدول نوار افقی درون هر سلول عمل می‌کند. عرض ستون را برای مشاهده بهتر Data Bars گسترش دهید.

۴.ستون D را برجسته کنید و به مسیر Conditional Formatting > Color Scales رفته و گزینه Color Scale را انتخاب کنید، سپس ستون E را برجسته کرده و Color Scale دیگری را انتخاب کنید.

۵.توجه داشته باشید تغییر رنگ که نشان‌دهنده تغییردر اعداد است و تفاوت بین ستون D (Mar) و E (April) را یادداشت کنید.

 Icon Sets. E

Icon Sets طیف وسیعی از مقادیر بالاترین، پایین‌ترین و متوسط را نشان می‌دهد.

۱.برای مثال، ستون B را برجسته کنید و به مسیر Home> Formatting Conditional> Icon Sets > Shapes  بروید و اولین مجموعه‌ای از نقاط در لیست را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که اکسل میانگین اعداد در لیست را تعیین کرده و مشخص می‌کند که اعداد  s1000 و  ۲۰۰۰s با نقاط قرمز مشخص شده‌اند،  ۳۰۰۰s و s4000 دارای نقاط زرد و s5000 دارای نقاط سبز هستند.

۲.ستون‌های C، D و E را برجسته کنید و Icon Sets در هر یک از سه مجموعه باقی‌مانده را انتخاب کنید. توجه کنید تفاوت بین چگونگی دسته‌بندی مقادیر در مجموعه آیکون با سه آیکون، چهار آیکون و پنج آیکون مشخص شده‌است.

توجه: تمام آیکون مجموعه در این گروه جهت، اشکال، شاخص‌ها و امتیازات سه، چهار و یا پنج سطح قالب‌بندی، که مجددا بالاترین مقادیر، پایین‌ترین و متوسط را تعیین کرده نشان می‌دهد. به راحتی می‌توانید سطح قالب‌بندی را به دقت متناسب با نیازهای خاص خود تغییر دهید.

در واقع، شما می‌توانید تمام ویژگی‌های Conditional Formatting را با استفاده از قوانین موردنظر خودتان تعریف کنید که ایجاد کردن از طریق منوهای ساده ” walkthrough ” اکسل آسان است.