با استفاده از ماکرو در مایکروسافت اکسل می توان بسیاری از کارها را به صورت خودکار انجام داد. با ما همراه باشید تا به شما نحوه ضبط یک ماکرو در اکسل ۲۰۱۶ را آموزش دهیم تا از این طریق در وقت خود صرفه جویی کرده و از اقدامات تکراری و کسل کننده راحت شوید.
زمانی که شما تسلط پیدا کردید حتی می توانید ایمیل های خود را از اکسل ارسال کنید یا داده های اکسل را به ورد تبدیل کنید.
نحوه ضبط یک ماکرو در اکسل ۲۰۱۶
برای ضبط یک ماکرو در اکسل ۲۰۱۶ مراحل مورد نیاز ذکر شده است. ابتدا خلاصه ای از آن را معرفی می کنیم و در ادامه جزئیات آن را فرا خواهیم گرفت:
- ابتدا تب Developer را فعال کنید.
- در تب Developer روی گزینه Record Macro کلیک کنید.
- در کادر Macro name برای ماکرو یک نام وارد کنید.
- کلید میانبر (Shortcut key) را تعیین کنید.
- مکان ذخیره ماکرو را در کادر Store macro in انتخاب کنید.
- توضیح مختصری را در کادر Description شرح دهید.
- سپس روی OK کلیک کنید.
- اکنون اقدامات ماکرو خود را انجام دهید.
- تب Developer را انتخاب کنید، سپس برای توقف ضبط روی گزینه Stop Recording کلیک کنید.
ضبط یک ماکرو: شرح جزئیات
۱. تب Developer را فعال کنید
تب Developer امکان ضبط کردن یک ماکرو را به شما می دهد اما این گزینه به طور پیش فرض فعال نیست.
برای فعال کردن آن، به مسیر File> Options> Customize Rib مراجعه کنید. در Customize the Ribbon در منوی کشویی Main Tabs، گزینه Developerرا تیک بزنید و روی OK کلیک کنید.
اکنون تب Developer در نوار اکسل قابل مشاهده است. طبق دستورالعمل بالا، با برداشتن تیک میتوان آن را غیر فعال کرد.
۲. روی Record Macro کلیک کنید
به تب Developer که بر روی نوار ribbon فعال شده مراجعه کنید. طبق شکل در بخش Code، روی Record Macro کلیک کنید. یک پنجره جدید باز می شود.
همچنین می توانید با فشردن دکمه Alt + T + M + Rاین کار را انجام دهید.
۳. در کادر Macro Name یک نام برای ماکرو تایپ کنید
در کادر Macro name یک نام برای ماکرویی که می خواهید ضبط کنید تایپ نمایید. آن را به طور خاص مشخص کنید، در غیر اینصورت، در آینده با مشکل مواجه خواهید شد.
اولین کاراکتر نام ماکرو باید یک حرف باشد، اما کاراکترهای بعدی می توانند حروف، اعداد یا همانند حروف زیر باشند. به خاطر داشته باشید بین کاراکترهای تایپ شده نباید فضای خالی باشد یا از نمادها استفاده کنید.
۴. Shortcut Key(کلید میانبر) را تعیین کنید
اعطای کلید میانبر به شما اجازه می دهد تا با فشردن میانبر انتخابی در هر زمان ماکرو را در اکسل اجرا کنید. با کلیک بر روی جعبه Shortcut key می توانید کلید مورد نظر را برای استفاده با Ctrl فشار دهید.
توصیه می شود هنگام انتخاب کلید میانبر، Shift را نگه دارید تا بخشی از میانبر باشد. توجه داشته باشید میانبر ماکروی شما میانبر پیش فرض اکسل را غیرفعال خواهد کرد، برای مثال، اگر Ctrl + A را انتخاب کنید، تنها می توانید از آن استفاده کنید. به جای آن میتوانید، از میانبر Ctrl + Shift + A استفاده کنید زیرا این میانبر موجود نیست.
۵. برای ذخیره ماکرو یک مکان در کادر Store macro in انتخاب کنید
با استفاده از منوی کشویی در کادر Store macro in می توان ماکرو را ذخیره کرد.
گزینه های موجود عبارتند از:
- Personal Macro Workbook: با انتخاب این گزینه، ماکرو شما در تمامی فایلهای اکسل (Workbook ) قابل دسترسی خواهد بود. این قابلیت، ماکرو را در یک فایل اکسل به صورت پنهان (hidden) به نامxlsb ذخیره خواهد کرد.
- New Workbook: با انتخاب این گزینه، ماکرو برای هر کتاب کار شما در طول هر فرآیند اکسل ایجاد خواهد شد.
- This Workbook: انتخاب این گزینه باعث می شود که ماکرو تنها در کتاب کار شما در دسترس باشد.
۶. در کادر Description یک توضیح مختصر شرح دهید
در کادر نهایی توضیحاتی در مورد آنچه که در ماکرو انجام می دهید شرح دهید.
این زمینه اختیاری است، اما توصیه می شود تا حد امکان آن را انجام دهید، به طوری که شما و دیگران در آینده می توانید از آن استفاده کنید.
۷. سپس، روی OK کلیک کنید
در نهایت، برای تکمیل فرآیند انجام شده، بر روی OK کلیک نمایید و شروع به ضبط ماکرو کنید.
۸. اقدامات ماکرو خود را انجام دهید
اکنون ماکرو شروع به ضبط می کند، بنابراین مراحل دلخواه خود را انجام دهید. این مراحل می تواند شامل تایپ کردن، کلیک کردن روی سلول ها، استفاده از قالب بندی، یا وارد کردن داده های خارج از مایکروسافت باشد.
در حال ضبط می توانید از گزینه Use Relative References استفاده کنید که در تب Developer بخش Code قرار دارد. اگر این گزینه فعال باشد، ماکروها با عملکردهای مربوط به سلول اولیه ضبط می شوند در واقع به صورت نسبی ذخیره می شوند و اگر غیرفعال شود، آدرس دهی به صورت مطلق ذخیره خواهد شد.
بهتر است هنگام ضبط اشتباه نکنید، در صورت اشتباه می توانید آن را با ویرایش ویژوال بیسیک برنامه (VBA) در بخش Code که ماکرو در آن ذخیره شده است، اصلاح کنید. اما این گزینه برای کاربران پیشرفته است.
۹. روی Stop Recording کلیک کنید
پس از تکمیل مراحل ماکرو شما برای توقف ضبط، در تب Developer، بخش Code، روی Stop Recording کلیک کنید.
همچنین می توانید Alt + T + M + Rرا فشار دهید.
از ماکروهای خود استفاده کنید
هنگامی که ماکروهای خود را ایجاد کرده اید، می توانید از طریق تب Developer به آنها دسترسی پیدا کنید. برای مشاهده لیست آنها، روی Macros در بخش Code کلیک کنید. همچنین می توانید میانبر Alt + F8 را برای باز کردن این پنجره فشار دهید. در اینجا می توانید ماکرو خود را انتخاب کنید و گزینه های مختلفی مانند اجرا (Run)، ویرایش (Edit) و یا حذف (Delete) را انجام دهید.
اگر می خواهید از ماکروهایتان بیشتر استفاده کنید، می توانید از برنامه نویسی VBA و ساخت یک نوار ابزار برای ماکروها استفاده کنید. استفاده از VBA برای ماکرو در اکسل باعث تسلط بیشتری می شود!