آموزش اسکن کردن اسناد با استفاده از گوشی یا تبلت

همانطور که می­‌دانید اسکن کردن اسناد و عکس­‌ها توسط گوشی فرآیندی خاص و پیچیده است که با به کارگیری چند روش ساده قابل انجام است.

برای کاربرانی که مدام با اسکن سروکار دارند مطمئنا، خرید یک اسکنر به صرفه بوده، اما بد نیست استفاده از گوشی را به عنوان یک گزینه در نظر گرفته و روش کار با آن را فرا گرفت، در مواقعی که به اسکن تنها یک یا چند کاغذ نیاز دارید از گوشی خود بهره ببرید. در این مقاله روش اسکن با دستگاه اندروید و iOS را شرح خواهیم داد:

معرفی بهترین گزینه برای اسکن اسناد بر روی گوشی اندروید: گوگل درایو

در صورتی که از دستگاه اندروید استفاده می­‌کنید، بهترین روش اسکن اسناد از طریق برنامه گوگل درایو است که به صورت پیش‌فرض بر روی بسیاری از گوشی­‌های اندروید نصب شده است.

• از طریق گزینه + واقع در سمت راست پایین صفحه اصلی می­‌توان مستقیما اسناد را در گوگل درایو اسکن کرد.

• در منوی باز شده، گزینه Scanرا انتخاب کنید.

• با انتخاب گزینه اسکن دوربین گوشی باز می­‌شود، البته ممکن است که قبل از باز شدن دوربین، سیستم عامل پیغام مبتنی بر دسترسی نرم‌افزار به دوربین را بدهد، در این صورت روی گزینه Allow ضربه بزنید.

• اکنون، سند مورد نظر را به درستی در مقابل دوربین قرار دهید و برای ثبت سند روی دکمه آبی ضربه بزنید. در صورتی که دوربین شما از قابلیت فلش برخوردار باشد، می‌­توانید با انتخاب گزینه فلش کنار دکمه آبی، سند خود را واضح‌تر اسکن کنید، در غیر اینصورت این گزینه ظاهر نخواهد شد.

• پس از اتمام مراحل اسکن، یک پیش‌نمایش در اختیار شما قرار می­‌گیرد، که در صورت حذف شدن بخش‌­هایی از آن می‌­توانید با استفاده از ابزار برش (crop)، تغییرات لازم را اعمال کنید.

• مطابق شکل برای تغییر دادن ناحیه موردنظر، روی نقاط ضربه بزنید و انگشت خود را نگه دارید و تغییرات را اعمال کنید.

• پس از اعمال تغییرات، روی گزینه تیک واقع در پایین سمت راست صفحه ضربه بزنید.

پس از اسکن کردن سه گزینه پیش رو دارید:

• در صورت تمایل برای افزودن صفحات بیشتر به سند می‌­توانید، روی گزینه + ضربه بزنید.
• برای بازنشانی اسکن، روی گزینه فلش دایره­ای کلیک کنید.
• در نهایت برای آپلود شدن سند در گوگل درایو، روی گزینه تیک ضربه بزنید.

همچنین می­‌توانید در اسکن­‌های انجام شده تغییرات جزئی ایجاد کنید. به عنوان مثال، استفاده از گزینه پالت (palette) واقع در سمت راست بالای صفحه به شما اجازه می­‌دهد که رنگ سند اسکن شده خود را تغییر دهید و نوع سند را انتخاب کنید. به طور پیش فرض، اسکنر بهترین رنگ را انتخاب می­‌کند.

در نهایت، آیکون سه نقطه در سمت راست بالای صفحه به شما اجازه حذف، تغییر نام و چرخش اسکن را می‌­دهد که در صورت لزوم می‌توانید آن را به کار بگیرید.

اسکن­­‌های آپلود شده به عنوان اسناد پی دی اف و با پیشوند Scanned همراه با تاریخ و ساعت، در گوگل درایو ذخیره می‌­شوند. با کلیک کردن بر روی آیکون سه نقطه کنار هر سند، می­‌توانید اسناد اسکن شده خود را تغییر نام داده یا در صورت لزوم حذف نمایید.

همچنین می­‌توانید اسناد اسکن شده خود را از طریق منو با ضربه زدن بر روی Share Link به اشتراک بگذارید. این گزینه به شما اجازه ارسال یک سند در گوگل درایو را می‌­دهد، در حالی که گزینه Send a Copy به شما اجازه ارسال فایل واقعی از طریق ایمیل را می­‌دهد.

بهترین راه برای اسکن اسناد در iOS: Scanner Pro

متاسفانه، گوگل درایو برای اسکن اسناد از سیستم عامل برنامه iOS پشتیبانی نمی‌­کند، البته نرم‌افزار یادداشت‌برداری Notes بر روی آیفون و آیپد دارای قابلیت اسکن می‌­باشد که برای کاربران مبتدی مناسب است. اگر به اسنکر حرفه‌ای‌­تر نیاز دارید ما Scanner Pro  را پیشنهاد می­‌دهیم تا با پرداخت هزینه ۴ دلاری به قابلیت‌­هایی از قبیل OCR  و توانایی به اشتراک گذاشتن و سایر سرویس‌­ها دسترسی داشته باشید.

• زمانی که برنامه را دانلود و نصب کرده­‌اید، آن را باز کرده و روی دکمه plus واقع در سمت راست پایین صفحه ضربه بزنید.

• صفحه را با سند مورد نظر خود پر کنید. همانطور که مشاهده می­‌کنید سند شما توسط یک قاب آبی رنگ شناسایی شده است.

• زمانی که سند آماده اسکن شدن است، به صورت خودکار برنامه شروع به اسکن می‌­کند، البته گاهی به انتخاب دکمه ثبت سند نیاز است. این ویژگی بسته به اینکه تنظیمات را به صورت دستی یا خودکار تنظیم کرده­‌اید، با ضربه زدن بر روی تنظیمات واقع در سمت راست بالای صفحه قابل دسترسی است.

• همچنین می­‌توانید بر اساس نیاز خود از گزینه­‌های مختلف اسکن واقع در بالای صفحه، استفاده کنید.

• در هر صورت، زمانی که سند اسکن می­‌شود، برای کنترل بهتر، مرزهای اسکن شده را مشخص کنید. پس از اتمام کار روی گزینه Save Selection واقع در سمت راست پایین صفحه ضربه بزنید، در صورت نارضایتی با انتخاب گزینه Retake سند دیگری را ثبت کنید.

• پس از ذخیره شدن، شما را به صفحه اصلی باز می‌­گرداند که در صورت وجود می‌­توانید صفحات بیشتری از آن سند را اسکن کنید. در غیر اینصورت، روی فلش سمت راست پایین صفحه ضربه بزنید تا عملیات سند اسکن شده نهایی شود.

• اکنون می‌­توانید اسناد اسکن شده را در هر سرویس ذخیره‌سازی ابر مورد نظر ذخیره کنید یا آن را برای کسی (یا خودتان) ایمیل کنید. با ضربه زدن بر روی Share واقع در پایین صفحه، این کار را انجام دهید.

• همچنین می­‌توانید هر گونه تغییرات را با انتخاب گزینه Edit به سند خود اعمال کنید، یا می­‌توانید بر روی Add ضربه بزنید تا در صورت تمایل صفحات بیشتری به آن اضافه کنید.

• در منوی اشتراک‌گذاری، می‌­توانید فرمت فایل ذخیره شده سند را به صورت PDF یا JPEG انتخاب کنید.

• در پایین این بخش می­‌توانید سند خود را از طریق ایمیل، فکس، اضافه کردن با گالری، یا ذخیره توسط سرویس‌­های ابری مانند گوگل درایو و دراپ باکس به اشتراک بگذارید.

• پس از اتمام اسکن می­‌توانید به صفحه اولیه بازگردید و با انتخاب گزینه Save واقع در سمت چپ بالای صفحه سند خود را در اسکنر Pro ذخیره نمایید و یا اینکه با انتخاب آیکون بیضی واقع در سمت راست بالای صفحه اقدام به حذف نمایید.

از همان منوی بیرونی، می­‌توانید اسکن OCR سند را انجام دهید و تمام متن را که می­‌خواهید در یک سند ورد به رسمیت شناخته شود، کپی کنید. (همچنین می­‌توانید از طریق گوگل درایو دسکتاپ نیز انجام دهید.)

با استفاده از برنامه‌­هایی مانند گوگل درایو، یادداشت‌برداری Notes، iOS، Scanner Pro می­‌توانید به راحتی بدون استفاده از کاغذ کار خود را انجام دهید.