چرا برنامه اکسل کند می شود؟

نحوه برطرف کردن خطاهای “محدودیت حافظه”، “کافی نبودن منابع سیستم ” و… . هنگامی که برنامه اکسل کند می‌شود، ممکن است متوجه نشوید و برای باز کردن و ذخیره فایل‌ها زمان زیادی صرف شود. در نرم‌افزار Excel برای محاسبه فرمول‌ها، وارد کردن داده‌ها، مرتب‌سازی و قالب‌بندی سلول‌ها زمان زیادی صرف می‌کشد. مسئله دیگر مرتبط با کندی اکسل، حافظه سیستم است.

صفحات گسترده کند: به مدیریت، زمان و هزینه بیشتری نیاز دارند. در این پست چگونگی حل این مشکل را نشان خواهیم داد.

هنگامی که صفحات گسترده اکسل بیش از حد بزرگ هستند

اکسل قادر به ایجاد یک صفحه گسترده بسیار بزرگ است، اما هر چه بزرگتر شود، حافظه بیشتری برای باز نگه داشتن آن بر روی رایانه شما لازم است.

در نسخه فعلی اکسل، هر صفحه گسترده دارای ۱۰۴۸۵۷۶  ردیف و ۱۶۳۸۴  ستون (A1 تا XFD1048576) است. هر سلول می‌تواند حداکثر۷۶۷،۳۲ کاراکتر داشته باشد. این محدودیت‌ها می‌توانند آزار دهنده باشند.

تعداد رکوردها (ردیف‌ها)، رشته‌ها (ستون‌ها) و فرمول‌ها می‌تواند عملکرد را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. هر بار که داده‌های جدیدی اضافه می‌کنید، کلید Enter را فشار دهید یا با ویژگی‌های استفاده شده مانند Sort، Format cells یا Insert / Delete Columns یا Rows-Excel همه این فرمول‌ها را محاسبه کنید. با انجام این کار بین هر فرآیند یک یا چند ثانیه وقفه می‌افتد. استفاده از عناصر گرافیکی نیز می‌تواند عملکرد اکسل را مختل کند.

یک روش برای حل این مشکل استفاده از فیلدها و رکوردهای کمتر است، با این کار صفحات گسترده ما سبک و بهینه‌تر می‌شوند. شما می‌توانید این کار را با ایجاد چند Sheet در یک workbook ، لینک‌ها و یا فرمول‌های سه بعدی انجام دهید. همچنین می‌توانید صفحات ارتباطی پایگاه داده ایجاد کنید که جداول شما را با زمینه‌های کلید منحصر به فرد مرتبط می‌کنند.

Manual Calculation رافعال کنید و از کلید F9 استفاده کنید

راه حل دیگر این است که گزینه Calculating Automatic Workbook را غیرفعال کنید و به جای آن از کلید F9 استفاده کنید. هنگامی که Manual Calculation در قسمت Calculation Options انتخاب می‌شود، اکسل محاسبه فرمول‌ها تا زمانی که F9 را فشار می‌دهید، محاسبه می‌کند.

• از منوی File گزینه Options > Formulas را انتخاب کنید.
• در بخش اول: به قسمت Calculation Option رفته و در زیر Workbook Calculation، روی دکمه Manual کلیک کنید.
• برای مطمئن شدن از درست بودن محاسبات انجام شده، قبل از ذخیره کردن، آنها را مجددا چک کنید. اگر این کار را به صورت دستی انجام ندادید، قبل از خارج شدن از کلید F9 کمک بگیرید (کلید F9 همان کار را انجام می‌دهد).
• پس از اتمام فرآیند، روی OK کلیک کنید.

گزینه Calculating Workbook را غیرفعال کنید تا به صفحه گسترده‌تان کمک کنید.

محدوده حافظه اکسل

کاربران دائما از من می‌پرسند: چرا صفحه گسترده (spreadsheet) مدام این پیغام را می‌دهد “اکسل نمی‌تواند این کار را با منابع موجود انجام دهد، داده‌های کمتری را انتخاب کنید یا برنامه‌های دیگر را ببندید؟ خطاهای مشابه عبارتند از: «سیستم منابع کافی برای نمایش کامل داده‌ها ندارد» یا «حافظه کافی برای تکمیل این فرآیند وجود ندارد». سعی کنید با استفاده از داده‌های کمتر یا بسته شدن برنامه‌های دیگر، این مشکل را حل کنید. “یا فقط” در محدوده حافظه کار کنید..

اگرچه حافظه روی محاسبه یا دستکاری اکسل تأثیر نمی‌گذارد، اما اندازه پایگاه داده (تعداد ستون‌ها و ردیف‌های مورد استفاده) و حافظه RAM موجود روی سیستم تاثیر می‌گذارد. به یاد داشته باشید، اگر رایانه شما دارای ۸ گیگابایت باشد، به این معنا نیست که شما برای کار کردن با آن مشکلی نخواهید داشت.

حافظه اکسل پیغام خطا می‌دهد.

اکسل بر روی حافظه مدیریت و محدودیت دارد. نسخه ۳۲ بیتی دارای محدودیت ۲ گیگابایت حافظه مجازی است، در حالی که نسخه ۶۴ بیتی تا TB8 از حافظه مجازی ارائه می‌دهد. بر خلاف برخی شایعات، این اعداد نرم‌افزار و هر افزونه‌ای که نصب کرده‌اید را شامل می‌شود.

این ویژگی فقط بر روی اکسل اجرا می‌شود. سیستم عامل، تمام اپلیکیشن‌های دیگر که در حال حاضر بر روی کامپیوتر باز است و همچنین ده‌ها فرآیند پنهان دیگر مانند DLL ها، درایوها و لیست طولانی از .exe، که در حافظه و یا در پس‌زمینه در حال اجرا هستند، از حافظه سیستم استفاده می‌کنند. افزونه‌هایی مانند گرافیک، نمودار، فرمول و ویژگی‌هایی نظیر چک کردن، مرتب‌سازی و چاپ نیز در مصرف حافظه تاثیر دارند.

بسیاری از کاربران هنوز با نسخه ۳۲ بیتی اکسل کار می‌کنند، اگر صفحات گسترده شما کمتر از ۲GB باشند و هنوز پیام‌های خطا در حافظه را دریافت می‌کنید، برای آزاد کردن حافظه سعی کنید تمام برنامه‌های دیگر که در حال اجرا هستند (از جمله اینترنت و برنامه ایمیل) را ببندید.

زمان آن رسیده که اکسل را از نسخه ۳۲ بیتی به ۶۴ بیتی ارتقا دهیم

اگر نکات بالا در بازدهی و افزایش حافظه، افزایش عملکرد سیستم و یا کاهش تعداد خطاهای حافظه بی‌تاثیر است، پس زمان آن رسیده اکسل را به نسخه ۶۴ بیتی تغییر دهیم. این نسخه اندازه فایل‌های شما را محدود نمی‌کند، بلکه تنها محدودیت‌های موجود در حافظه و منابع سیستم را محدود می‌کند. به این معنا که اگر سیستم شما ۸GB حافظه داشته باشد، اکسل می‌تواند به تمام مواردی که منحصرا از سیستم استفاده می‌کند، دسترسی داشته باشد.

Update Large Address Aware را نصب کنید تا محدودیت اندازه فایل اکسل ۳۲ بیتی خود را از ۲ گیگابایت تا ۴ گیگابایت افزایش دهید.

اگر قصد ارتقای اکسل ۳۲ بیتی به اکسل ۶۴بیتی را دارید، چند نکته را به یاد داشته باشید:

1. Large Address Aware Updateرا بررسی کنید. مایکروسافت این به روزرسانی را در ماه ژوئن سال ۲۰۱۶ برای نسخه‌های اکسل ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ منتشر کرد. برای اکسل ۳۲ بیتی که در ویندوز ۳۲ بیتی اجرا می‌شود، فضای حافظه را از GB 2 به ۳ GB افزایش می‌یابد.
2. هنگام نصب این بروزرسانی فایل‌های دیگر تحت تاثیر قرار می‌گیرند: برای مثال اکسل۳۲ بیتی (در ویندوز ۳۲بیتی) باید در فایل boot خود تغییر ایجاد کنید. قبل از نصب Large Address Aware Update یا هر گونه تغییری از مستندات مایکروسافت اطمینان حاصل کنید.
3. آفیس ۶۴ بیتی تنها با ویندوز ۶۴بیتی کار می‌کند. نمی‌توان نسخه ۳۲ و ۶۴ بیتی Office را روی یک ویندوز اجرا کرد. در غیر اینصورت ویندوز پیغام خطا می‌دهد: “شما نمی‌توانید نسخه‌های ۶۴ و ۳۲ بیتی Office را با هم ترکیب کنید.”
4. اگر می‌خواهید از نسخه ۳۲ بیتی خود به نسخه ۶۴ بیتی ارتقا دهید، باید Office را حذف کنید و  آن را مجددا نصب کنید. برعکس آن هم درست است.

مقایسه اکسل ۳۲ و ۶۴ بیتی: ویژگی‌هایی که از دست می‌دهید

با وجود عملکرد برنامه آفیس ۶۴ بیتی، مایکروسافت نسخه آفیس ۳۲ بیتی را برای اکثر کاربران توصیه می‌کند، زیرا سازگاری بیشتری با سایر برنامه‌ها (به ویژه افزونه‌ها) دارد. همچنین، برخی از ویژگی‌های برنامه Office در سیستم ۶۴ بیتی پشتیبانی نمی‌شوند، مانند:

• نسخه‌های مخرب Equation Editor و Equation Builder پشتیبانی نمی‌شوند.
• کتابخانه‌های افزودنی کلمه نیز پشتیبانی نمی‌شوند (بیش از ده‌ها نفر از این کتابخانه‌ها به صورت رایگان استفاده می‌کنند).
• برخی از کنترل‌های ActiveX و کدهای VBA سازگار نیستند.
• برخی از فایل‌های پایگاه داده در Microsoft Access دارای مسائل مربوط به کد منبع هستند.
• برنامه‌های Outlook MAPI باید بازسازی شوند و
• عملکرد رابط گرافیکی دستگاه (GDI) ممکن است بین دستگاه‌های ۳۲ و ۶۴ بیتی ناسازگار باشد.