آیا تا به حال شده برای انجام کاری مهلت طولانی داشته باشید اما تنبلی کنید و انجام آن را به ثانیه‌های آخر موکول کنید؟ حتما این اتفاق افتاده. هر کس لااقل یکبار چنین تجربه‌ای داشته است.
آیا اگر مهلت شما کوتاهتر بود، آن را سر وقت انجام می‌دادید؟ ممکن است ناراحت شوید و به خود بگویید باز هم به تعویق انداختم، اما در این مطلب ما روشی را به شما آموزش می‌دهیم تا چنین احساس بدی را پیدا نکنید.
اولین کسی که این موضوع را مورد بررسی قرار داد و درباره آن مطلب نوشت، سیریل پارکینسون مورخ بریتانیایی و متخصص سیاست عمومی بود. او بیان کرد هر چه مهلت انجام کاری طولانی‌تر باشد، انجام آن بیشتر طول می‌کشد. هر چه فرصت کمتر باشد، کارها سریعتر انجام می‌شوند.
قانون پارکینسون، تنبلی و به تعویق انداختن
ما به دلایل زیادی کارها را پشت گوش می‌اندازیم، از جمله ترس یا تنبلی.
تنبلی به گونه‌ای نشانه‌ای از تکامل بشر است. اجداد ما در زمانه‌ای زندگی می‌کردند که منابع غذایی مانند امروز نزدیک آنها نبوده. بنابراین آنها انرژی خود را برای مواقعی که باید برای بقا تلاش کنند مانند موقعیت‌هایی چون شکار، کاوش، اکتشاف، خانه‌سازی و … ذخیره می‌کردند.
اگر اجداد ما انرژی خود را به خاطر کارهای بی‌فایده هدر می‌دادند، نمی‌توانستند با سختی‌های جمع‌آوری غذا روبرو شوند. بنابراین در جریان تکامل بشر، تنبلی به عنوان یک خصیصه مهم برای زنده نگه داشتن گونه بشر گسترش پیدا کرد.
حال به قانون پارکینسون برمی‌گردیم. بیولوژی ما نمی‌گذارد انرژی خود را روی کارهایی صرف کنیم که برای بقای ما چندان اهمیتی ندارند. بنابراین به تعویق و تاخیر می‌اندازیم، از انجام آن اجتناب می‌کنیم و دلیل و بهانه می‌تراشیم و … .
اما وقتی ددلاین داشته باشید، شما را از تنبلی و بطالت بیرون می‌کشد و حالت فوریتی می‌دهد. از آن مهمتر شما می‌دانید که از دست دادن ددلاین یا مهلت داده شده برای بقای شما بد است، زیرا موجب از دست دادن اعتبار کاری یا در برخی موارد از دست دادن شغل، پول، دارایی، روابط، دوستی‌ها و … می‌شود.
همین ترس‌ها شما را مجبور می‌کند کل شب را روی پروژه کار کنید تا تمام شود یا تمام مدت کار کنید. در واقع قانون پارکینسون کمک می‌کند به گونه‌ای در شرایط بقا قرار بگیرید تا مجبور شوید کار را انجام دهید بدون تنبلی کردن.
چطور از قانون پارکینسون استفاده کنیم؟
ددلاین برای خود بگذارید
برای هر کاری محدودیت زمانی تعیین کنید و بر آن اساس برنامه کاری خود را بچینید. اگر برای کارهای سخت و پیچیده مهلت زیاد تعیین کنید، به اشتباه احساس امنیت و راحتی می‌کنید. این کارها باید همین الان انجام شوند. درست همین الان.
تقسیم کردن کارهای بزرگ به کارهای کوچکتر و تعیین ددلاین برای هر کدام، کمک می‌کند شما بهتر به هدف خود نزدیک شوید و احساس فوریتی برای انجام آنها پیدا کنید و مجبور شوید آن را تکمیل کنید.
اما از سوی دیگر ددلاین می‌تواند منجر به کمتر کار کردن شود. یا حداقل سبب شود وقت کمتری در دفتر کار خود سپری کنید. برای مثال می‌توانید ساعت ۵ و ۶ بعدازظهر را به عنوان آخرین مهلت انجام کارهای روزانه قرار دهید یعنی تا این ساعت باید کارهای روزانه انجام شده باشد (چگونه یک برنامه ریزی روزانه خوب داشته باشیم؟).
شاید فکر کنید مشکلی با به تعویق انداختن کارها ندارید و با این مسئله راحت هستید. این بدان خاطر است که حس نمی‌کنید با ماندن طولانی مدت در دفتر کار چیزی را از دست می دهید.
اگر به ددلاین توجه نکنید، چه چیزی را از دست می‌دهید؟
راحت‌ترین روش برای آنکه به محدودیت زمانی خود احترام بگذارید، این است که برای خود چیزی را مشخص کنید که در صورت بی‌توجهی به زمان آن را از دست می‌دهید. ببینید اگر تا دیروقت در دفتر کار باشید، چه چیزی را از دست می‌دهید؟
اگر زودتر به خانه برسید می‌توانید فیلم موردعلاقه خود را با همسرتان تماشا کنید، استراحت کنید و غذای موردعلاقه خود را دست کنید. اما با به تعویق انداختن کارها تا لحظه آخر و ماندن در دفتر کار، همه این فرصت‌ها را از خود می‌گیرید (دیازپام همسر خود باشید).
بهترین روش برای آنکه خود را در محدودیت زمانی نگه دارید، این است که پس از تمام شدن ددلاین انجام کاری، بلافاصله برای انجام کاری دیگر برنامه‌ریزی کنید. برای مثال اگر برای ارسال ایمیل‌ها تا ساعت ۶ بعدازظهر برای خود مهلت تعیین کرده‌اید، قرار ملاقات خود را برای ساعت ۶:۳۰ یا ۷ تنظیم کنید. بدین صورت به راحتی به اهداف خود می‌رسید و تنبلی در کار نیست.
یاد بگیرید چطور ددلاین‌های منطقی تنظیم کنید
دو دلیل برای استفاده از قانون پارکینسون وجود دارد:
- زمان از دست رفته‌ای که می‌توانست صرف انجام کاری شود را کاهش دهید.
- جلوی احساس گناه و استرس بابت هدر دادن زمان را بگیرید.
در هر صورت بار اول که چنین قانونی را برای خود وضع می‌کنید، ممکن است احساس کنید به سختی افتاده‌اید و خود را محدود به ددلاین کرده‌اید تا کار سریعتر انجام شود. این احساس بی‌فایده است. اینطور شما بابت محدودیت زمانی خود بیشتر احساس فشار می‌کنید. علاوه براین، کیفیت کار شما نیز تنزل پیدا می‌کند.
دان آریلی، استاد شناخت اقتصاد رفتاری آزمایشی نجام داده است. آزمایش او شامل گروه‌هایی از دانشجویان بوده که در طول ترم سه کار کلاسی ارائه داده‌اند.
- گروه “انتخاب آزاد” می‌توانستند خودشان مهلت ارائه مقاله را تعیین کنند.
- گروه کنترل می‌بایستی زمان ارائه مقاله را بر اساس ددلاینی که استاد داده بود، مدیریت کنند.
در مقایسه با گروه کنترل، گروه انتخاب آزاد کمتر از انجام مقاله لذت بردند و مقاله آنها اشتباهات بیشتری نیز داشت.
این تحقیق نشان داد گرچه تنظیم ددلاین توسط خود شخص موثر و مفید است اما افراد در بهینه‌سازی آن مشکل دارند.
نکته مهم در خصوص ددلاین رقابت با زمان است اما به منظور کاهش استرس و هدر رفتن زمان. اگر کاری به طور واقع‌بینانه به ۶ ساعت زمان نیاز دارد، آن را ۵ ساعته انجام ندهید. اگر آن را ۷ ساعته انجام دهید، عالی است. این یک ساعت اضافه زمان هدر رفته محسوب نمی‌شود بلکه زمانی است که به کارهای غیرقابل پیش‌بینی مانند یک تلفن ضروری یا از دست دادن تمرکز و یا استراحتی کوتاه اختصاص یافته.
قانون پارکینسون به شما کمک می‌کند زمان تلف شده و استرس زندگی را کاهش دهید و در برخی موارد کمک می‌کند بیش از آنچه فکر می‌کردید امکان‌پذیر باشد بتوانید کار انجام دهید.
هر گاه خواستید از قانون پارکینسون استفاده کنید، نکات زیر را موردتوجه قرار دهید:
- همیشه یک ددلاین داشته باشید.
- ببینید اگر ددلاین بگذرد، چه چیزی را از دست می‌دهید؟
- آیا ددلاین شما واقع‌بینانه است؟ اگر نیست، سعی کنید ددلاین دقیق‌تری تنظیم کنید.
- و موضوع مهم دیگر، با خود مهربان باشید و همیشه به محدودیت زمانی خود به عنوان راهی که شما را به هدفتان می‌رساند نگاه کنید نه یک مسابقه.