گوگل درایو می‌تواند به عنوان یک ابزار بهره وری مفید استفاده شود. با این وجود، ممکن است در حین کار کردن با مشکل مواجه شوید. خوشبختانه، گوگل این مشکل را پیش‌بینی کرد و یک راه حل برای آن در نظر گرفت. با ما همراه باشید تا نحوه سازماندهی گوگل درایو را به شما نشان دهیم:
نصب گوگل درایو با تنظیمات اولیه و اضافه کردن فایلها
در گوگل درایو می‌توانید به سادگی فایلها را سازماندهی کنید، فایل‌های شما می‌توانند از سه منبع مختلف My Drive, Shared with me و Google Photos که در نوار کناری drive.google.com قابل مشاهده‌اند، اشتراک گذاشته شود و به همین علت است که سازماندهی فایلها مشکل به نظر می‌رسد.
برای دسترسی به فایلها، باید این سه منبع را جستجو کنید و این دسته‌بندی ممکن است جستجوی شما را کمی سخت کند. برای راحت شدن کار، می‌توانید هر فایل یا پوشه را به درایو خود اضافه کنید. اگر روی فایل موردنظر خود کلیک کرده و بکشید، آن فایل از مکان فعلی حذف شده و به درایو شما انتقال پیدا می‌کند.
برای جلوگیری از سردرگمی و گم کردن فایل، می‌توانید روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و در صفحه باز شده از گزینه Add to My Drive استفاده کنید. با این ترفند یک میانبر در سطح درایو شما اضافه می‌شود. در این صورت دسترسی به فایلها با سرعت بیشتری انجام می‌شود و مکان اصلی فایلها نیز ثابت می‌ماند.
مرتب کردن بر اساس عوامل مختلف
این روش بسیار ساده است، اما توضیح این روش و دسترسی به مرتب سازی فایلها سخت به نظر می‌رسد، دکمه تنظیمات مرتب‌سازی در سمت راست نوار ابزار وجود دارد، روی حروف A و Z که به صورت فلش بالا و پایین می‌باشد کلیک کنید تا به شما امکان مرتب‌سازی براساس نام، آخرین تاریخ ویرایش شده توسط فرد و آخرین تاریخ فایل باز شده را بدهد.
این روش فوق‌العاده می‌تواند بسیار مفید باشد!
دسترسی سریع تر به فایلها
نکته قابل توجه دیگر، آیا می‌دانید که با استفاده از کلید SHIFT + می‌توانید بر روی چند فایل کلیک کرده و یا برای انتقال از آن کمک گرفت؟
برخی از سرویس‌های آنلاین از این قابلیت پشتیبانی نمی‌کنند، اما گوگل درایو این کار را انجام می‌دهد و به شما امکان انتخاب فایلها و دسته‌بندی کردن آنها را می‌دهد. این روش از تغییر دادن فایلها به صورت جداگانه بسیار سریعتر است.
از جستجوی پیشرفته استفاده کنید
برای یافتن یک فایل گمشده، بهترین روش استفاده از نوار جستجو در بالای صفحه گوگل درایو است که با چند ابزار پیشرفته نتیجه بهتری حاصل می‌شود.
وقتی روی نوار جستجو کلیک می‌کنید، امکان کلیک کردن بر روی هر نوع فایل را خواهید داشت تا جستجوی شما به پیدا کردن فایل موردنظر محدود شود. زمانی که روی فایل کلیک می‌کنید، عبارت “type: [filetype]“ در نوار جستجو نمایان می‌شود و یک لیست از تمام فایل‌های موجود در درایو به نمایش در می‌آید. می‌توانید از طریق این لیست، جستجو را شروع کنید.
همچنین می‌توانید برای جستجوی سریعتر اسناد، فایل صفحه گسترده، PDF یا سایر فایلها، عبارت “[your search term] type:[filetype]” را وارد کنید.
علاوه بر جستجو بر اساس نوع فایل، می‌توانید در پایین فهرست روی More search tools کلیک کنید تا به گزینه‌های جستجوی پیشرفته‌تر و بیشتری دسترسی داشته باشید و امکان جستجو بر اساس تاریخ ویرایش، کلمات به کار رفته در فایل، مالک فایل و اینکه برای چه کسی به اشتراک گذاشته شده وجود دارد.
گزینه‌های معرفی شده به افرادی که فایل‌های زیادی را در گوگل درایو دارند، کمک می‌کند به خصوص اگر فایل‌های متفاوتی را نگه دارید!
برای دسته‌بندی فایلها از رنگ‌ها و ستاره‌ها استفاده کنید
شما می‌توانید یک ساختار پیچیده از پوشه‌ها را ایجاد کنید، اما گاهی اوقات بهتر است که یک سیستم بصری برای این کار داشته باشید. برای انتخاب رنگ مورد نظر، بر روی پوشه دلخواه کلیک راست کرده و گزینه Change color را انتخاب کنید.
به جای رنگ خاکستری استاندارد، اکنون یک پوشه روشن رنگی دارید که شناسایی آن در میان توده پوشه‌های دیگر موجود در گوگل درایو کار راحتی است.
می‌توانید گزینه‌های مورد نظر خود را ستاره‌دار کنید، بر روی پوشه خود کلیک راست کرده و Add star را انتخاب کنید. اکنون تمام فایلها و پوشه‌های ستاره‌دار با انتخاب Starred نمایان خواهد شد.
این ترفند همانند استفاده ستاره‌ها در جیمیل می‌باشد که حتما با آن آشنایی دارید.
پیش‌نمایش اسناد برای سرعت بخشیدن به مرور آنها
اگر از نام سند خود اطمینان ندارید یا اینکه می‌خواهید یک مرور کلی بر روی فایل داشته باشید از دکمه پیش‌نمایش استفاده کنید. این دکمه همانند چشم در منوی بالای صفحه است.
بر روی یک فایل کلیک کنید، دکمه پیش‌نمایش را فشار دهید و یک نگاه سریع به فایل‌های انتخابی داشته باشید، از این طریق می‌توانید به سرعت فایل مورد نظر خود را پیدا کنید.
اگر می‌خواهید تنها یک نگاه کلی و سریع روی فایلها داشته باشید، می‌توانید از نمای شبکه‌ای برای مشاهده ریز عکس‌ها برای هر سند استفاده کنید (این دکمه با نام Grid view در منوی مرتب‌سازی وجود دارد).
این روش احتمالا به اندازه لیست ساده کاربردی نیست، اما استفاده از آن می‌تواند در وقت شما صرفه‌جویی کند.
نسخه‌ها و سوابق ویرایش را در گوگل درایو بررسی کنید
از طریق کلیک راست می‌توانید آخرین تغییرات انجام شده را تشخیص دهید، حتی اگر فایل مورد نظر شما از فایل‌های Google Doc نباشد. (در تصویر زیر، از یک فایل PDF استفاده شده است. آیا می‌دانستید گوگل درایو به راحتی می‌تواند با فایل‌های PDF کار کند؟)
برای مشاهده این اطلاعات، کافیست بر روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و Manage Versions را انتخاب کنید.
برای دیدن تاریخ ویرایش Google Doc، روی آن کلیک راست کرده و گزینه View Details را انتخاب کنید. این قسمت از جزئیات در سمت راست صفحه نمایش قابل مشاهده است:
اکنون می‌توانید فایل‌های دیگر را برای مشاهده ویرایش‌های انجام گرفته ببینید یا بر روی Details کلیک کنید تا مواردی مانند تاریخ، اندازه، مکان، مالک و کاربرانی که به فایل دسترسی دارند را مشاهده کنید.
فایل‌هایی را به پوشه‌های چندگانه اضافه کنید
گوگل درایو با داشتن یک ویژگی برچسب‌گذاری به شما امکان پیدا کردن فایل‌های مربوطه را می‌دهد، حتی فایل‌هایی که با هم ذخیره نشده و یا هم نوع نبوده‌اند! با این حال، با استفاده از برنامه گوگل درایو می‌توانید یک فایل را به چند پوشه اضافه کنید.
برای اتصال به این برنامه، بر روی هر فایل کلیک کنید، بر روی Open with ضربه بزنید و + Connect more apps را انتخاب کنید. برای یافتن پوشه‌ها از نوار جستجو استفاده کنید و فایل انتخابی را به گوگل درایور خود اضافه کنید. اکنون بر روی یک فایل یا پوشه راست کلیک کرده و روی Open with> Multifolder ضربه بزنید تا همزمان آن را به چند پوشه اضافه کنید.
از برنامه‌ها برای کمک به سازماندهی استفاده کنید
علاوه بر افزونه‌های Multifolder که در قسمت قبل مطرح شد، تعدادی دیگر از افزونه‌های بزرگ گوگل درایو و برنامه‌ها می‌توانند در سازماندهی شما را یاری کنند. انتخاب افزونه بستگی به کار شما دارد. به عنوان مثال، FileThis یک برنامه فوق‌العاده مفید و کاربردی است که به طور خودکار اسناد مالی و صورت حساب‌ها را به یک پوشه در گوگل درایو ذخیره می‌کند.
حساب رایگان FileThis.com به شما امکان ایجاد ۶ اکانت را می‌دهد که یک بار در هفته باید بروزرسانی شود.
یکی دیگر از برنامه‌های کاربردی Hidden Folder نامیده می‌شود و به شما امکان می‌دهد تا از مشاهده فایل‌های خاص در سایر برنامه‌ها جلوگیری کنید. گوگل درایو از امنیت بالایی برخوردار است، اما با استفاده از این برنامه می‌توانید یک لایه امنیتی دیگر را اضافه کنید.
تمام برنامه‌های گوگل درایو کاربردی هستند. شما می‌توانید با افزودنی‌های این برنامه آشنا شوید و از آن بهره ببرید!
جمع‌بندی
با استفاده از این مقاله می‌توانید تسلط بیشتری بر گوگل درایو خود داشته باشید و کارهای خود را راحت‌تر انجام دهید.