سفارشی کردن مایکروسافت آفیس ۲۰۱۶ مطابق نیاز شما

تنظیمات پیش فرض به ندرت نیازهای هر کاربر را برآورده می­‌کند. خوشبختانه، مایکروسافت به کاربران اجازه می‌­دهد تا برنامه‌­ها را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنند. مایکروسافت آفیس ۲۰۱۶ که در ماه سپتامبر در دسترس عموم قرار گرفت، خوشبختانه، مایکروسافت به کاربران اجازه می‌­دهد تا برنامه‌­ها را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنند را معرفی کرد و کاربران را به سمت خود جذب کرد.

با ما همراه باشید تا بهترین روش‌­های سفارشی سازی برنامه­‌های آفیس ۲۰۱۶ را بررسی کنیم:

۱. تغییر تم

یکی از قابلیت‌­های جدید آفیس، تغییر تم است که می‌­تواند برنامه‌­ها را در چشم آسان‌تر و شخصی‌تر کند.

ابتدا به مسیر File> Account مراجعه کنید. با انتخاب دو گزینه  “Office Background“ و “ Theme Office“ می‌توانید تم برنامه­‌ها را با رنگ مورد دلخواه خود تغییر دهید.

با این کار، پس زمینه نوار (background) و تب تغییر می­‌کند. این تغییرات موجب جذاب و شیک شدن برنامه خواهد شد.

تغییر تم در تمام برنامه‌­های آفیس اعمال می­‌شود. برای انتخاب تم چهار گزینه وجود دارد؛ (سفید) White، (رنگی) Colorful ، (خاکستری تیره) Dark Grey  که دارای کنتراست بالا می‌­باشد و (مشکی) Black که برای چشم مناسب است.

اگر قصد دارید تنها تم یک برنامه را تغییر دهید، آفیس ۲۰۱۶ این اجازه را به شما خواهد داد، از طریق مسیر File > Options > General > Personalize your copy of Microsoft Office اقدام کنید و تم مورد نظر خود را برای یک برنامه انتخاب کنید.

۲. سفارشی کردن Ribbon (تب ابزار)

Ribbon (تب ابزار)، یک لیست از دستورهای کمکی است که به صورت افقی در بالای صفحه نمایش آفیس ۲۰۱۶ اجرا می‌­شود. این قابلیت در سال ۲۰۰۷ به آفیس معرفی شد و پس از آن به یک بخش همه جانبه تبدیل شده است.

Ribbon اولین پورت تماس برای هر کاری است که شما برای انجام دادن نیاز خواهید داشت اما با توجه به تعداد زیاد قابلیت‌­های در دسترس، تمام قابلیت­‌ها در یک بخش گنجانده نشده است. برای دسترسی به تمام این قابلیت‌ها می‌­توانید Ribbon را ویرایش کرده یا اینکه آن را ایجاد کنید.

به راحتی می‌­توانید این کار را انجام دهید. در مسیر File> Options گزینه Custom Ribbon را انتخاب کنید. در این بخش به لیستی از تمام گروه‌ها و نوشته‌های موجود در نوار دسترسی خواهید داشت.

 

شما می‌­توانید با کلیک کردن بر روی تب مربوطه در گوشه سمت راست پایین، تب یا گروه خود را ایجاد کنید. یک تب جدید قابل کلیک در بالای نوار اضافه می­‌شود، در هر تب یک گروه (بخش) وجود دارد. در تصویر پایین تفاوت رنگ برجسته قرمز و آبی قابل مشاهده است.

اگر شما از ایجاد ribbon مطمئن هستید ابتدا در گوشه سمت چپ بالا All Commands را انتخاب کنید تا به دستورات مورد نیاز دسترسی آسان داشته باشید.

۳.  Quick Access Toolbar (نوار ابزار دسترسی سریع) را سفارشی کنید

Quick Access Toolbar طراحی شده است که حتی سریع‌تر از دسترسی به ابزار و دستورات مورد استفاده شما قابل دسترس است. این گزینه را می‌­توان در گوشه بالا سمت راست صفحه نمایش آفیس ۲۰۱۶ پیدا کرد.

دو بخش برای سفارشی کردن وجود دارد: تغییر مکان و میانبرهای آن.

برای تغییر مکان، روی آیکون میانبر سمت راست  که در تصویر قابل مشاهده است کلیک کنید. در منویی که بالا می­‌آید، Show Below the Ribbon را انتخاب کنید (این گزینه در قسمت پایین لیست قرار دارد).

برای ویرایش دستورات نمایش داده شده در نوار ابزار (Toolbar ) سه روش وجود دارد:

• اگر تمایل دارید که دستور موردنظر خود را به نوار اضافه کنید بر روی آن کلیک راست کنید و Add to Quick Access Toolbar را انتخاب کنید. شما همچنین می­‌توانید تمام گروه‌ها را به نوار ابزار اضافه کنید، کافیست بر روی نام گروه در ribbon کلیک راست کنید.

• اگر به دستوری نیاز دارید که در نوار موجود نیست، از طریق مسیر File> Options> Quick Access Toolbar اقدام کنید، دستور مورد نظر خود را از لیست سمت چپ انتخاب کنید و روی دکمه Add که در مرکز پنجره قابل نمایش است کلیک کنید.

• بر روی دکمه کشویی در Quick Access Toolbar کلیک کنید و More Commands را برای دسترسی به دستورات بیشتر انتخاب کنید. این مسیر شما را به منویی مانند بالا منتقل می­‌کند.

۴. دسترسی به صفحه شروع (Start Screen)

زمانی که یکی از برنامه‌­های آفیس ۲۰۱۶ را نصب می­‌کنید، اولین صفحه‌ای که مشاهده خواهید کرد یک لیست از قالب­‌های متفاوت و فایل­‌های اخیر است. احتمالا بر روی “Blank Document “ کلیک می­‌کنید و ادامه می­‌دهید. از قالب‌های آزار دهنده و وقت‌گیر استفاده نخواهید کرد.

خوشبختانه، این روش آسان است که هنگام نصب برنامه به قالب Blank Document دسترسی داشته باشید.

بر روی گزینه File> Options> Start up کلیک کنید و علامت کادر کنارShow the Start screen when this application starts را فعال کنید. این تنظیمات را برای هر یک از برنامه­‌های آفیس ۲۰۱۶ پیاده کنید زیرا به طور پیش فرض فعال نیستند.

۵. فایل‌های رایانه خود را به طور پیش فرض در یک مکان مناسب ذخیره کنید

OneDrive یک سرویس فوق‌العاده است که از قابلیت­‌های بسیار جالبی برخوردار است (از قبیل امکان دسترسی به فایل­‌های رایانه‌ای شما در هر نقطه از جهان)، اگر شما در آفیس ۳۶۵ حساب داشته باشید به شما ۱TB فضای ذخیره‌سازی رایگان خواهد داد.

با این حال، آفیس ۲۰۱۶ به طور مداوم شما را مجبور به استفاده از این سرویس خواهد کرد و این کمی ناراحت‌کننده است، این امر به خصوص برای کاربران غیر آفیس ۳۶۵ آزار دهنده است، که فضای ذخیره‌سازی رایگان آن را به ۵ تا ۱۵ گیگابایت محدود می‌­کند (البته به زمانیکه شما حساب کاربری خود را ایجاد کرده‌اید بستگی دارد).

اگر می‌­خواهید تمام فایل­‌های کامپیوتر خود را به طور پیش فرض در یک مکان مشخص تعریف نمایید در مسیر  File > Options > Save > Save Documents علامت کادر کنار Save to Computer by default را فعال کنید.

چگونه برنامه‌های آفیس ۲۰۱۶ را سفارشی کنید؟

در این مقاله پنج روش معرفی شد که می­‌توان برنامه‌­های آفیس ۲۰۱۶  را به دلخواه خود تنظیم کرد. با این حال، روش‌­های بسیاری برای انجام این کار وجود دارد. در حقیقت لیست تنظیمات در منوی برنامه‌­ها بی‌پایان است.