پنج ابزار کارآمد برای نگارش ایمیل

ایمیل یکی از مهمترین و پرکاربردترین راه های ارتباطی است. اغلب کاربران به طور روزانه از سرویس های مختلف گوگل مانند سرویس ایمیل استفاده می کنند و این سرویس ها به نوعی عضوی جدایی ناپذیر از کارهای روزانه ما شده اند. می توانید با افزونه های کاربردی کار خود را بسیار آسان تر کنید و از کیفیت پیام ها مطمئن شوید.

۱- DraftMap (کروم، وب): افزونه ای برای صرفه جویی در زمان

برای کاهش خطاهای مختلف در متن ایمیل، شما نیاز دارید که قبل از زدن دکمه ارسال، مقداری زمان برای مرور متن ایمیل خود صرف کنید. ابزارهای چک کننده وجود دارند که فونت و گرامر متن را بهبود می بخشند شما می توانید این ابزارها را پیدا کنید و مورد استفاده قرار دهید. DraftMap  این ویژگی ها را شامل می شود.  افزونه ها را می توانید از سایت کروم به صورت رایگان دریافت کنید. افزونه کروم یک ابزار پیشرفته برای کنترل متن است که برای تصحیح خطاهای متنی یافت شده، پیشنهادات مختلفی ارائه می دهد.

افزونه DraftMap  قسمت هایی از متن که از لحاظ نوشتاری نیاز به ویرایش دارند را با استفاده از رنگ های مختلف نشان می دهد. رنگ های مشخص شده کلمات تکراری و کلیشه ای را به شما نشان می دهد. کاربردهای اضافی را می توانید در داخل پنجره  Gmail خود ایجاد کنید.

این افزونه متن شما را تغییر نمی دهد و در صورتی که متن را با رنگ های مشخص شده ارسال کنید گیرنده رنگ ها را نمی بیند، این رنگ ها فقط برای شما قابل نمایش است. افزونه  DraftMap علاوه بر مرورگر Chrome از  سایر مرورگرهای مبتنی بر Chromium مانند اپرا پشتیبانی می کند.  نحوه نصب افزونه های Chrome در اپرا نشان داده شده است.

۲.Formatter افزونه ای که برای فرمت متن ایمیل مناسب است

Gmail از نرم افزار Markdown  که برای نوشتن پیام های بهتر موثر است، پشتیبانی می کند. زمانی که از سایت متن هایی را کپی می کنید، تمام فرمت اصلی را حفظ می کند. اگر  ایمیل با فونت ها و اندازه های عجیب دریافت کرده اید، می توانید آن را غیر فعال کنید.

متن Formatter تمام این فونت ها، رنگ ها و اندازه ها را از بین می برد. و اگر کلمه ای را فراموش کرده اید، به طور پیش فرض به متن جیمیل افزوده می شود و چیزهای اضافی مانند پیوندها را به متن اضافه نمی کند. این روش ساده به شما کمک می کند تا متن ها را فرمت کنید.

۳.مسدود کننده ایمیل (کروم): برای اجتناب از Faux Pas از افزونه استفاده کنید

“BCC” یک مهارت است که در ارسال ایمیل کاربرد دارد. BCC زمانی کاربرد دارد که بخواهیم ایمیل را برای چندین گیرنده ارسال کنیم ولی آنها در زمان دریافت ایمیل فقط آدرس ایمیل خود را مشاهده خواهند کرد و آدرس بقیه گیرنده ها به دست آنها نخواهد رسید. اگر از BCC استفاده نکنیم برای ارسال ایمیل به چند گیرنده به یک افزونه نیاز داریم.

اگر از  BCC استفاده می کنید، دیگر به افزونه نیازی نیست اما زمانی که از آن ایمیل برای پاسخ یا ارسال به همه استفاده کنید، گیرنده ها مسدود می شوند. با توجه به این مطلب باید ارزیابی کنید که برای جلوگیری از Faux pas، استفاده از افزونه مناسب است یا نه!

۴.extension (کروم): شمارنده ای که کلمات را کوتاه می کند

یکی از اشتباهات مهم در ایمیل، ارسال پیام های طولانی است که برای گیرنده خواندن آن وقت گیر و خسته کننده می باشد.

این افزونه مانند نرم افزار توییتر شما را مجبور به نوشتن  متن زیر ۱۴۰ کاراکتر می کند، برای شما یک محدودیت ایجاد می کند که اگر تعداد کلمات از حد مشخص شده بیشتر شود به شما اجازه ارسال ایمیل نمی دهد و نشان می دهد چه کلماتی را اضافه نوشته اید.

اگر پیام شما طولانی شد و نیاز به کلمات بیشتری داشتید، می توانید با سه بار کلیک کردن بر روی دکمه ارسال این محدودیت را غیر فعال کرده و متن را ارسال کنید.

۵.Minimize.Email (وب): ایمیل های دریافتی را به حداقل برسانید

گاهی اوقات شما از دوستان و همکاران خودتان ایمیل های زیادی دریافت می کنید  که سبب درهم ریختگی می شوند و چیزی جز مزاحمت برای شما نخواهند داشت. اگر  از آنها بخواهید ایمیل بی وقفه ارسال نکنند، بی ادبی به حساب می آید.  شما می توانید از طریق این افزونه ایمیل های دریافتی را کاهش دهید که مودبانه به نظر برسد.

افزونه Minimize، ایمیل های دریافتی شما را به حداقل می رساند. به سایت مراجعه کنید و آدرس افراد موردنظر را اضافه کنید، به صورت خودکار برای افراد مشخص شده پیامی ارسال می شود و آنها را در جریان می گذارد.

این روش نهایی به شما در نوشتن ایمیل های بهتر کمک نمی کند. ولی صندوق ورودی شما را کاهش می دهد و از روبه رو شدن با حجم زیاد ایمیل های دریافتی نجات می دهد.