با استفاده از قالب می‌توانید تمام تنظیمات مربوطه از قبیل فونت، پاورقی، شماره صفحه و … را تنظیم کنید. پس از آن می‌توانید به راحتی یک سند جدید را بر اساس قالب تنظیم شده ایجاد کنید.
زمانی که یک سند را به عنوان یک قالب ذخیره می‌کنید، می‌توانید از آن برای ایجاد اسناد جدید نیز استفاده کنید. این اسناد جدید حاوی تمام متن (تصاویر و سایر محتویات) است که قالب جزئی از آن است. قالب‌ها موجب صرفه جویی در زمان می‌شود، از این طریق می‌توان چند سند را با همان قالب‌ها سازماندهی کرد.
نحوه ذخیره سند به عنوان یک قالب
اولین مرحله، ایجاد قالب مورد نظر است. متن (تصاویر) را با جزئیات موردنظر خود به صورت یک قالب ذخیره کنید. برای ایجاد قالب مراحل زیر را دنبال کنید:
ابتدا منوی File را باز کنید و سپس بر روی تب Save As کلیک کنید.
مکان مورد نظر خود را برای ذخیره سند انتخاب کنید.
پس از انتخاب نام قالب، مطابق شکل زیر، فرمت فایل خود را Word Template قرار دهید. پسوند اسناد ورد از نوع قالب، dotx می‌باشد.
روی تب Save کلیک کنید.
در حال حاضر قالب خود را به صورت سفارشی ذخیره کرده‌اید.
نحوه قرار دادن یک قالب در سند جدید
پس از ساخت قالب سفارشی، می‌توانید اسناد جدید را بر اساس آن ایجاد کنید. در بالای پنجره، برای نشان دادن قالب‌های سفارشی خود، روی لینک PERSONAL کلیک کنید. سپس، بر روی قالب مورد نظر کلیک کنید و یک سند جدید بر اساس آن ایجاد کنید.
به طور پیش‌فرض، نرم‌افزار ورد قالب‌ها را در مسیر Documents\Custom Office Templates ذخیره می‌کند. با کلیک بر روی PERSONAL به همین مسیر هدایت خواهید شد و تمام قالب‌های ایجاد شده توسط خودتان را مشاهده می‌کنید.
با کلیک بر روی PERSONAL ، می‌توانید یک سند جدید بر اساس قالب ایجاد کنید.
همچنین می‌توانید قالب را در ورد باز کنید تا بتوانید آن را با کلیک راست کردن بر روی فایل ویرایش کنید و سپس با انتخاب گزینه Open قالب خود را در یک سند جدید باز کنید.
اگر شما یک قالب سازمان یافته‌تر می‌خواهید، می‌توانید مکان پیش‌فرض قالب‌های ذخیره شده را تغییر دهد. از این طریق دسترسی به قالب‌ها راحت‌تر شده و دیگر نگرانی درمورد جابه‌جا شدن مکان ذخیره قالب‌ها نخواهید داشت.
در منوی File، روی گزینه Options کلیک کنید. در صفحه Word Options، سمت چپ روی Save کلیک کنید. در سمت راست، مسیری را که می‌خواهید قالب را در Default personal templates location ذخیره کنید، تایپ کرده و بعد از اتمام کار، روی OK کلیک کنید.
قالب‌های ورد بسیار شبیه به اسناد ورد هستند. تفاوت بزرگ در این است که چگونه نرم‌افزار ورد فایل‌ها را مدیریت می‌کند و اسناد جدید را بر اساس آنها ایجاد می‌کند.