برای حرفه ای شدن در اکسل باید این ۲۰ ترفند را بدانید (بخش دوم)
سطح خود را در نرم افزار اکسل بالا ببرید
۱۱- با عملکرد validationمحدودیت هایی را به داده ها اعمال کنید
برای حفظ اعتبار داده ها گاهی باید به مقادیر ورودی محدودیتی اعمال کنیم، به عنوان مثال فرض کنید که متن در صفحه باید یک عدد صحیح بوده و تمام افراد شرکت کننده در تحقیق باید بین ۱۸ تا ۶۰ سال داشته باشند . برای اینکه اطمینان یابید که داده های خارج از این رنج مورد قبول واقع نمی شوند بروید به :
Data > Data validation > setting
در قسمت اول (Allow) گزینه whole number را انتخاب و سپس شرط سنی را وارد می کنیم. سپس گزینه input message را انتخاب کنید و پیغامی شبیه به اینکه ” لطفا سن خود را با محدودیت بین ۱۸ تا ۶۰ سال وارد نمایید. ” اگر اطلاعات وارد شده ی کاربران دارای این شرایط نباشند این پیغام را دریافت خواهند کرد .
۱۲- جهت یابی سریع با انتخاب کلید Ctrl و دکمه های جهتی
وقتی کلید Ctrl را با یکی از دکمه های جهتی بگیرید، به راحتی می توانید در جهت های مختلف، به کناره های صفحه بروید، اگر می خواهید به خط آخر داده ها بروید، فقط کافیست ctrl را همزمان با دکمه جهتی پایین بگیرید.
۱۳- انتقال داده از سطر به ستون و بالعکس
اگر می خواهید داده ها را از ردیف به ستون و بالعکس منتقل کنید اولین و سخت ترین کاری که به ذهنتان می رسد نوشتن مجدد آن ها است. این روش سریع به این صورت است : قسمتی را که می خواهید انتقال دهید کپی و ماوس را به یک خانه ی خالی انتقال دهید . بروید به قسمت :
Home > Paste > Transpose این گزینه تا زمانیکه داده ها را کپی نکنید، فعال نخواهد شد.
۱۴- اطلاعات را به طور کامل مخفی کنید
تقریبا همه کاربران می دانند که چگونه داده ها را از طریق راست کلیک و انتخاب گزینه Hide پنهان کنند. این روش در صورتی که حجم داده ها کم باشد، استفاده می شود.
۱۵- متن را به وسیله & ترکیب کنید
فرمول پیچیده ای لازم نیست، به شرطی که بدانید که چگونه از & استفاده کنید. شما به راحتی می توانید متن خود را با نشانه ها ترکیب کنید. در تصویر زیر، ما ۴ ستون داریم که حاوی متن های مختلف است. اما آنها را به چه صورت با یک مقدار خاص، در یک خانه ترکیب کنیم (مرتبط کنیم) ؟ ابتدا آن خانه ای را که بناست نتیجه ترکیب را نشان دهد، تعیین کنید. فرمول مورد نظر را با استفاده از & همانطور که در تصویر نمایش داده شده، به کار ببرید. Enter را بزنید: تمام متن هایی که در A2, B2, C2, D2 بودند، با هم ترکیب خواهند شد و نتیجه به صورت LizaUSA25@ در F2 نمایش داده می شود.
۱۶- دگرگونی محتوای متن
با تمام ترفندهایی که در اینجا مطرح شد، من تمام سعی ام را کردم تا از ارائه فرمول های پیچیده پرهیز کنم. اما هنوز دستورهای ساده و آسانی باقی مانده اند که به شما نشان بدهم، مانند UPPER و LOWER و PROPER که می توانند با اهداف گوناگون در متن، تغییر شکل ایجاد کنند. UPPER می تواند تمام حروف متن را بزرگ کند، LOWER می تواند تمام حروف متن را به حروف کوچک تبدیل کند و PROPER فقط حروف اول کلمات را بزرگ می کند.
۱۷- وارد کردن مقادیری که با صفر شروع می شود
اکسل صفر اول داده ها را بطور خودکار پاک می کند. با گذاشتن علامت نقل قول تکی قبل از صفر اول ، همانطور که در شکل پیداست این مشکل را حل کنید.
۱۸- سرعت بخشیدن به ورود داده های پیچیده با AutoCorrect
اگر می خواهید مقادیر تکراری وارد کنید و وارد کردن آنها کار دشواری است ، بهترین روش استفاده از AutoCorrect است که داده ها را با اطلاعات درست جایگزین می کند؛ بعنوان مثال اسم Liza Brown را می خواهیم با L.Z جایگزین کنیم. بنابراین ، هرگاه می نویسیم L.Z به طور پیش فرض به Liza Brown تغییرمی کند. پس بروید به :
File > Option > Prooting > Autocorrect Options
و متن جایگزین و متن درست را ، مثل نمونه ی زیر در کادر وارد نمایید .
۱۹- یک کلیک برای دریافت اطلاعات بیشتر
اکثر کاربران می دانند وضعیت داده ها را در پایین صفحه ی اکسل چطور بررسی کنند. مثلا میانگین یا جمع کل، با این وجود آیا می دانید که می توان با راست کلیک کردن بروی تب پایین صفحه اطلاعات بیش تری از وضعیت به دست آورد؟
۲۰- نام گذاری مجدد صفحه با دوبار کلیک کردن
روش های بسیاری برای نامگذاری مجدد صفحات (Sheet) وجود دارد، و کاربران بیشتر از راست کلیک استفاده می کنند که البته زمان بر است. بهترین روش دوبار کلیک کردن و سپس نامگذاری مجدد است.