راهکارهایی برای اولویت‌بندی و رسیدگی به وظایف کاری
در مواجهه با بار سنگین وظایف و مشکلات متعدد کاری چه باید کرد؟
اغلب کارآفرینان تازه کار در شروع کار خود بار مسئولیت زیادی را بر دوش می‌گیرند و به دلایلی چون مضیقه مالی، خودشان همه کارها را انجام می‌دهند و این فشار روانی و استرس بیش از حدی را بر فرد تحمیل می‌کند؛ کمااینکه کارها نیز به خوبی که انتظار می‌رفت پیش نمی‌روند. اگر می‌خواهید کارها به خوبی پیش بروند، دو راه پیش رو دارید؛ یا بیشتر کارها را خودتان در کوتاه‌ترین زمان و با بیشترین سرعت انجام دهید، و یا راهی برای واگذاری وظایف به دیگران پیدا کنید. ما در این مطلب راه حل‌هایی به شما ارائه می‌دهیم که به کمک آنها می‌توانید به بهترین نحو کارها را به دیگری محول کنید و با تمرکز بهتری بر روی کارهایی که در آینده می‌خواهید انجام دهید فکر کنید.
به جای بیشتر کار کردن، هوشمندانه‌تر کار کنید
معمولا افراد در مواجهه با مشکلات دوست دارند هر چه سریعتر آن را رفع کرده و از بین ببرند. به جای آنکه تلاش کنید یک تخته سنگ بزرگ را به بالای تپه برسانید، به گزینه‌های دیگر بیندیشید مثلا اینکه آیا این تخته سنگ را می‌توان از تپه دیگری بالا برد؟ آیا در آن نزدیکی منجنیق هست؟ آیا می‌توان به کس دیگری مبلغی پول داد تا این کار را انجام دهد؟ قبل از شروع هر کاری کمی بیندیشید و خلاقیت خود را به کار بیندازید.
ماموریت‌های بحرانی را در وهله نخست قرار دهید
منطقی‌تر آن است که اگر می‌خواهید ماشین تولید کنید، ابتدا باید اسکیت بورد، سپس دوچرخه و در نهایت یک ماشین تولید کنید به جای آنکه همان اول زمان و پول خود را صرف تولید ماشین بکنید. ابتدا در نظر بگیرید کدام وظیفه و ماموریت در شرایط فعلی بحرانی و مهم است و کسب و کار شما را به سطح بالاتری می‌رساند و یا مشکل شما را حل می‌کند. همانطور که در مثال گفته شد، به جای آنکه یکسره به سراغ تولید ماشین بروید، با تولید دوچرخه ابتدا مشکل حمل و نقل را برطرف می‌کنید.
هیچ کس نیست که در همه زمینه‌ها عالی باشد
در دنیای کارآفرینی شما باید خودآگاهی داشته باشید و ماموریت مهم بیزنس خود را بشناسید تا تشخیص دهید خودتان در چه زمینه‌ای بهترین هستید و چه کارهایی را می‌توانید به دیگرانی که آن را بهتر و سریعتر انجام دهند، محول کنید؟ طبیعتا من هم می‌توانم روغن ماشینم را عوض کنم اما این یعنی یک هفته زمان صرف کنم که یاد بگیرم چگونه باید این کار را انجام داد، هزینه کنم و روغن ماشین بخرم، زیر ماشین بروم و کثیف بشوم و جایی برای تخلیه روغن ماشین پیدا کنم. به جای آن می‌توانم مبلغی را به شخص دیگری پرداخت کنم که این کار را ظرف مدت ۳۰ دقیقه انجام دهد. ممکن است من پتانسیل یادگیری کدنویسی را داشته باشم اما منطقی‌تر است که شخص دیگری را استخدام کنم که در این زمینه بهتر است.
بگذارید هر کس کار خودش را بکند
بهترین کاری که می‌توانید بکنید این است که کسی را برای گروه خود استخدام کنید که در شناسایی و اولویت‌بندی مشکلات مهارت دارد و می‌تواند این کار را بدون مداخله شما انجام دهد. او این گزارشات را به شما منتقل می‌کند اما خود به طور جداگانه عمل می‌کند. آنچه اهمیت دارد این است که شما با این موضوع کنار بیایید و بگذارید کارش را انجام دهد. اگر کارمندانی داشته باشید که اجازه نمی‌دهند دیگر کارمندان مستقلا کار کنند و در واقع در کار اختلال ایجاد می‌کنند، باید چنین نیروهایی را از کار کنار بگذارید.
لیست کاملی از وظایف درست کنید
روش‌های موثر و کارآمدی برای مرتب کردن و مدیریت لیست وظایف وجود دارد. مسلما شما نمی‌توانید لیست کارها را در ذهن نگه دارید. می‌توانید از ابزارهایی چون اکسل، outlook، یا CRM استفاده کنید. این ابزارها کمک می‌کنند لیست وظایف را تنها در ذهن نگه ندارید و به شیوه مناسبی مرتب و مدیریت کنید. حتی لازم نیست لیست را نزد خود داشته باشید، می‌توانید از یک دستیار حتی دستیار مجازی استفاده کنید که لیست را به جای شما مدیریت کند.
بدانید که چه کارهایی نباید بکنید
همانطور که باید بدانید که بایستی بر روی چه وظایفی تمرکز کنید و انجام دهید، باید بدانید که چه کارهایی را نیز می‌توانید بیخیال شوید. باید بدانید چه کارهایی در کسب و کار شما تاثیر چندانی ندارد و یا در چه کارهایی مهارت لازم را ندارید. جلسات و قرار ملاقات‌هایی که به آنها نیازی ندارید را حذف کنید و بیش از آنکه بگویید “بله” بگویید “نه”. تشخیص شما بسیار مهم است. ممکن است جواب منفی شما در تعارض با صدایی باشد که در سرتان می‌پیچد مبنی بر اینکه: اگر این جلسه را کنسل کنم، ممکن است مورد دیگری وجود نداشته باشد. با روح و قلب خود صادق باشید و بر روی چیزی که مهمتر است تمرکز کنید.