برای حرفه‌ای شدن در اکسل باید این ۲۰ ترفند را بدانید (بخش اول)

سطح خود را در نرم‌افزار اکسل بالا ببرید

1

پس از اینکه مایکروسافت نمونه جدید اکسل را در سال ۲۰۱۰ روانه بازار کرد، قابلیت‌های بسیار زیادی به آن افزوده شد. این قابلیت‌ها کار ما را در سایت و کتاب و نرم‌افزار اکسل آسان‌تر می‌کند. اگرچه قابلیت‌های این نرم‌افزار برای تازه واردها و حرفه‌ای‌ها متفاوت است، اما با استفاده از نکاتی که در زیر تقدیم شما می‌شود، می‌توانید سطح خود را در این نرم‌افزار چند پله بالاتر ببرید. این نکات در ظاهر ساده‌اند و نیاز به عملیات پیچیده‌ای ندارند و تنها کاربران حرفه‌ای از آنها استفاده می‌کنند.

یک کلیک برای انتخاب همه سلول‌ها

شاید بعضی از کاربران با عملگر ctrl + A آشنا باشند، اما روشی دیگر نیز برای انتخاب تمامی داده‌ها در یک برگه اکسل وجود دارد که نیازمند تنها یک کلیک است. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، می‌توان با کلیک بر روی علامتی که در گوشه اکسل قبل از سطر و ستون اول اضافه شده است، تمامی اطلاعات و سلول‌های پر اکسل را در کمتر از یک ثانیه انتخاب کنید.

جدول اکسل


باز کردن فایل‌های دسته جمعی

در صورتی که با چند فایل بطور همزمان سروکار دارید، باید تک تک فایل‌ها را باز کنید. کافی است تا با استفاده از کیبورد فایل‌ها را انتخاب کرده و سپس اینتر را بزنید. با استفاده از این ترفند می‌توانید به راحتی هر تعداد فایل را بطور همزمان باز کنید، اگرچه در ظاهر ساده به نظر می‌رسد اما بیشتر کاربران از آن استفاده نمی‌کنند. این ترفند باعث بالا بردن سرعت می‌شود.

باز کردن فایل های دسته جمعی اکسل


جا به جا شدن بین فایل‌های اکسل

جابه جا شدن بین صفحات و فایل‌های دیگر اکسل در بسیاری از مواقع می‌تواند امری اعصاب خرد کن باشد، زیرا احتمال دارد فایل اشتباه را انتخاب کرده و کل پروژه را خراب کند. با استفاده از این ترفند می‌توانید با فشردن ctrl + tab تمام فایل‌های خود را یکجا ببینید و سپس آنها را انتخاب کنید. این ترفند بر روی دیگر نرم‌افزار های ویندوز در فایرفاکس کاربرد دارد.

جا به جا شدن بین فایل های اکسل


ساخت منوی میانبر

به طور پیش‌فرض سه میانبر در منوی میانبر نرم‌افزار اکسل وجود دارد که عبارتند از : ذخیره پاک کردن نوشته اخیر ، قرار دادن دوباره متن اخیر ، اگر می‌خواهید از میانبرهای بیشتری مانندcut ,copy  استفاده کنید، می‌توانید file  را از منوی اصلی انتخاب کرده و بر روی options وسپس گزینه Quick access toolbar کلیک کنید . در این قسمت می‌توانید میانبر اضافه شده را در منوی زیر ببینید.

ساخت منوی میانبر اکسل


ایجاد خطوط اریب در سلول‌ها

زمانی که بعنوان مثال، می‌خواهید فهرستی از آدرس هم کلاسی‌هایتان تهیه کنید، شاید در اولین خانه جدول به یک خط مورب که محتوای سطر و ستون را از هم جدا کند نیاز پیدا کنید. چگونه این کار انجام می‌دهید؟ همه این را می‌دانند که Borders<-Font<-Home می‌تواند لبه‌های مختلف هر خانه را تغییر دهد، حتی رنگ‌های متفاوتی هم به آن اضافه کند. اگر رویMore Borders  کلیک کنید، با دیدن مواردی مثل خط مورب، تعجب خواهید کرد. روی آن کلیک و نتیجه را ذخیره کنید، حالا می‌توانید بدون گذر وقت این کار را انجام دهید.

ایجاد خطوط اریب در سلول های اکسل


اضافه کردن بیش از یک سطر و ستون

شما با اضافه کردن یک ردیف یا ستون آشنا هستید، اگر شما نیاز دارید که سطر یا ستون‌های بیشتری را وارد کنید، کافیست تا بروی سطر یا ستون اصلی (که اعداد و حروف روی آن ها نوشته شده‌اند) راست کلیک کرده و گزینه Add new coloumn  یاAdd new line  را انتخاب کنید (به هر تعداد که می‌خواهید اضافه کنید) و سپس کلیک راست کرده و گزینه insert  را انتخاب کنید؛ به همان تعداد سطر یا ستون اضافه می‌شود .

اضافه کردن سطر و ستون در اکسل


حرکت و کپی سریع داده‌ها در سلول‌ها

برای حرکت دادن و جابه جا کردن سطرها و ستون‌ها کافیست تا نشانگر خود را پایین نگه داشته و روی سطرها بکشید (dray کنید)، وقتی که تعداد مورد نظر را انتخاب کردید، نشانگر را رها کرده و به سمت حاشیه ببرید تا علامت شکل زیر مشاهده شود، سپس به محل موردنظر حرکت دهید و رها کنید. اگر بخواهیم همان اطلاعات را کپی کنیم چه؟ قبل از حرکت دادن سلول‌های موردنظر کلید ctrl ، را پایین نگه داشته و سپس ماوس و ctrl  را با هم رها کنید .

حرکت داده ها در سلولها در اکسل


حذف سریع سلول‌های خالی

به دلایل زیادی سلول‌های خالی در یک پروژه اکسل وجود دارند که به آنها نیازی نیست. این سلول‌های خالی در بعضی مواقع مانند حساب کردن جمع یا میانگین سیار آزاردهنده می‌شوند. برای جلوگیری از این موضوع ابتدا سطر یا ستون مورد نظر را انتخاب کنید و سپس به قسمت Data و بعد filter یک منو در سطر یا ستون باز شده بروید که اقلام فیلتر را نشان خواهد داد. پیش‌فرض این منو روی select All است و تیک گزینه Blank نیز فعال است. تیک این گزینه را بردارید تا سلول‌های خالی آن سطر و ستون حذف شوند .

حذف سلول های خالی اکسل


جستجوی ابهامات با استفاده از Wild Card

احتمالا می‌دانید که چگونه جستجوی سریع را با استفاده از Ctrl + F  فعال کنید. اما دو الگو اصلی واژه یابی وجود دارد (؟ و *)، که برای فعال کردن واژه‌یابی در صفحه اکسل استفاده می‌شود. به طور کلی واژه‌یابی زمانی به کار می‌رود که درباره نتیجه و هدف جستجو مطمئن نیستید.

علامت سوال (؟)، برای یک حرف قرار داده شده و ستاره (*) برای بیش از یک حرف. اما اگر خواستید خود علامت سوال یا ستاره را جستجو کنید چطور؟ فراموش نکنید که یک ~ را جلوی آن اضافه کنید.

جستجوی ابهامات در اکسل


به یک ستون یک مقدار خاص نسبت دهید

از وجود عملکرد کلید Filter  مطلع هستید، اما تعداد کمی از کاربران Advanced filter استفاده می‌کنند، وقتی می‌خواهید یک مقدار یا ارزش خاص را به داده‌های یک ستون نسبت دهید، یا آن را از داده‌های یک ستون جدا کنید، مکررا می‌توانید از آن استفاده کنید. ستون را با کلیک انتخاب کنید و به Data->Advanced بروید، در پنجره بعدی که باز می‌شود همانطور که در تصویر می‌بینید، Copy to another location  را فعال کنید تا فضای مستطیل قرمز دوم قابل استفاده شود. سپس محل مورد نظرتان را با تایپ یا کلیک بر روی محدوده انتخاب شده مشخص کنید. در این مثال سن افراد، به عنوان مقدار خاص از ستون C استخراج شده و در ستون E نمایش داده می‌شود. فراموش نکنید که Unique  records only  انتخاب کنید و بعد روی Ok کلیک کنید. مقدار خاصی که در ستون E نمایش داده می‌شود، می‌تواند در واقع در نقطه مقابل داده‌های ستون C باشد و به همین علت است که توصیه می‌شود داده‌های جدید را در جایی دیگر کپی کنید.

نسبت دادن مقدار به یک ستون اکسل

منبع lifehack.org
1 نظر
  1. حبیب می گوید

    very good

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.